加利福尼亚州Roseville市的首席信息官汤姆?弗里曼，通过一个项目组合管理( PPM ) 的运用，使他的部门完成市议会的战略目标时，比预算的1,000万元减少了6.8%。
“Roseville市是一个拥有自己的业务――如电力部门、预算部门、警察局、消防队、运输系统等的城市，”弗里曼说，“我们有16个不同的业务。这就像在运作16个不同的行业一样，比较困难。我们目前的麻烦又点像筒仓效应(silo effect，即不同的业务或部门之间存在交互成本)。我们的目标就是要打破那些筒仓，并设法把技术项目与市议会的目标联系起来。但要做到这一点, 每个人都观测到大局如何。”
“我们的项目负担过于沉重, "弗里曼说，“如果我们还有另一项重要的项目，那么在内部运用项目组合管理( PPM )这一工具将有更充分的资源，而且我们也可通过软件许可证和附加设备适当减轻负担。"
对使用向Innotas专门定做的项目组合管理(PPM)的弗里曼来说，关键问题是关于180个项目的具体情况。他的由40人组成的信息技术部门正在负责具有110,000人口的城市。这包括新项目和正在进行维护的项目。他从这些项目的电子数据表中提取信息，并根据市议会的目标应用项目组合管理来进行规划。
“我们要考察每个项目，并把它们建立了项目组合理，”弗里曼说，“在这个过程中，我们的组合也要与市议会的目标一致。我们对这些项目区分优先次序，找到哪些项目是不重要的，哪些应优先考虑。”
例如，弗里曼的组织把公众安全的项目作为优先考虑的项目，如移动数据加强警察巡逻车和犯罪分析应用，这使警察部门能更好地了解犯罪形式和在不同的地区的其他事件。
任何项目都不会被取消，弗里曼说。但那些已对市议会的目标影响较小的项目可以推后。加强现有的核心系统的项目，例如公园和娱乐场所，将被删减。当项目组合管理显示一些关键领域制度的加强，特别是在怎样提供信息给城市给居民以缓解升级压力时，更换城市的财政管理系统的项目也将延后。
商业广角镜
波士顿的AMR 研究公司的研究部主任伊恩?芬利(Ian Finley)说，项目组合管理使一个组织能将新的项目和维护工作更好的结合起来。
“它让你基于优先程度、风险和机遇来考虑每个项目，并将他们分类，”芬利说，“它是少有的几个工具之一，能推进在信息技术领域内进行的项目，并从商业的角度为问题――‘这个项目或某一固定项目是否比其他的更重要?’，寻找答案。”
弗里曼说通过运用项目组合管理节约的预算，直接来源于他所获得的新项目的可见度。可见度使他能区分项目的优先顺序。“他能清楚的分辨哪些项目他应该并且可以完成，而不是要一下完成所有的项目。这也正是组合管理的效果所在。”
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文章来源：中国项目管理资源网
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