下面是处理时间方面的一些建议:
一、计划编制方面 经验表明一个项目中有10%的工作会花掉70%的时间 ,而70%的工作却只需要10%的时间,只有20%的工作名副其实,需要20%的时间,因此对于10%的重要工作作为项目经理应给予足够的重视。经验提醒我们决不要去做你遇到的每一件事,或试图将其安排在无边无际的时间内;从来不会有足够的时间来应付每件事。宁可对某些事情用另一种解决方法来办成(委托或从新组合),或忽略不予考虑。
二、组织方面 组织的功能主要是处理分组和顺序安排各种活动,以便他们能在最有效和高效的状况下完成。在此注意,项目经理应把重点放在能确保完成一项高质量项目的活动上,按时完成并不超预算。因此项目经理必须清楚的认识到哪些工作重要那些工作不重要,尽管后者可能要求更急一些。
三、控制和协调方面 这些方面的活动与进度跟进有关,通过尽早识别并处理这些问题 以便以后努力节省时间。许多组织成立了委员会来分析、开发和提出解决问题的方法。
——在与委员会工作时,主动引导讨论那些可供选择的解决方案是很重要的,以便发掘出小组的全部潜力,开创一种“开放”的氛围,一旦此阶段的探索完成,便使小组缩小解决办法的范围。
——要防止陷入组织困境。个别项目经理需要明白某些困境会剥夺他或她的时间,如:临时的来访者,不必要的会议和拖延,都会浪费项目经理的宝贵时间。
——不要成为电话的奴隶
——如有可能则利用录音电话。此外,个人电脑,磁带录音机和电话接听机都是有用的装置,都有助于节约时间。
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新任项目经理全面修炼课程方案
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