在项目实施和执行阶段，项目经理审批后，经过核算的员工成本转入SAP/PS系统中相对应的服务工单，这就构成了这个内部工单的实际成本。对于外部分包商的订单是以单项工程为单位，公司财务根据相应的采购订单信息，每月把分包商的工程费用计入公司R/3财务系统中，同时这笔成本按订单的编号自动计入SAP/PS系统的项目成本中。这就完成了外部工单的实际成本记录。项目的所有内部和外部成本都能及时地、完整地自动记入SAP/PS系统和财务系统，改变了以前项目的内部员工费用只能通过手工记入的状况，同时在时效上也从原来的每月记入一次变为每周记入一次，成本记入更及时和准确，消除了手工记入的疏漏和错误，提高了成本管理效率。
在采用SAP/PS系统作为项目成本管理的工具后，由于采用了订单式管理，使项目成本管理落实到了每个订单，提高了项目管理的精确性。其中，关键是采购订单，也就是确定采购订单工程范围和价格。工程项目的销售订单和项目的采购订单都有完全相同的定义和结构，真正实现了“背靠背”式的合同订单执行。无论是项目成本基础，还是采购订单部分的准确性，都有了很大提高，出错的可能性几乎下降为零，大大提高了项目成本管理的效率。
在管理和控制阶段，由于项目成本基础可以分解到不同层次，在进行成本监控时，就可以在不同层次上发现问题，及时找到问题所在，并提出解决方案。例如，原来即便发现了项目成本突然增加，也可能无法落实该成本增加的出处，无法马上找到原因和问题。现在的成本基础表现在各个层次，这就可以通过逐次分析，了解成本突增出现在哪个区域、那个地区或哪个站点，是内部人员成本还是外部分包成本的增加，问题很容易定位，解决起来也就更为迅速。
项目成本基础在项目开始执行前就被完整地定义清楚了，基于项目的进展，及时表现为各种实际成本、预提成本、计划成本和最终成本，在SAP/PS系统的帮助下，项目的成本管理从注重获得成本数据、整合成本数据、校对成本数据，转变为基于所有成本数据进行详细的分析和发现成本偏差的原因，这就能改善今后的成本管理，提高了项目成本管理的能力，注重项目成本管理的主动性和计划性，而不再是被动地跟踪成本。
在工程项目采购管理中的作用
在项目计划阶段，规范了对外采购的框架合同和执行流程，框架合同定义的服务内容和所销售的工程服务完全一致，服务采购合同的价格是在框架合同下确定的，而且统一以最小的计价单位和工作单项来定价，明确了所有工程服务的价格只是根据工作单项的价格来核算。签订框架合同的方式，避免了以往每个项目都单独与不同的分包商谈判，根据不统一的价格进行服务采购的投标和谈判等。现在的框架合同的流程适用于所有项目，一旦采购部门谈判结束，在框架合同有效期内，所有项目都可以直接以统一的合同价格发出订单，不必每个项目都就每个分包商的不同项目的服务采购合同进行谈判，建立了统一集中管理的模式，节省了项目在采购环节的人力资源投入，提高了项目采购管理的效益。
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文章来源：中国项目管理资源网
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