时间表的基本要求 1.要使一个时间表真正有用,必须有明确的时间和任务。“建议”、“尽快”、“可能”这些模棱两可的话应尽量少用,因为这些话有可能成为拖延项目进度的借口。 2.时间安排合理。有多少工作量?有多少时间?同时还需要处理什么事情?这样安排是否合理及现实?在你预计的时间上再多加25%~50%,这样可以使时间表更为现实。大多数人在项目上都会低估所需时间。 3.工作任务公平。时间进度安排是否公平?是不是会导致为了赶时间而造成超负荷工作现象? 4.要得到本人认可。只有任务执行人承诺的时间表才会真正有用。一般而言,当事人自己设定的时间表,是相对现实的。 时间表的控制与调整 环境是不断变化的,即使最客观、最公平并且被大家认可的时间表,在项目进行中仍然可能会遇到各式各样的麻烦。项目管理人员的一项重要职责,就是根据实际情况,及时地对时间进行调整,使得时间表始终和实际进度及发生的变化保持一致。 通常情况下,项目管理人员会遇到以下变化的情景:由于组织对优先程度的调整,项且可能被放到了不重要的位置,甚至可能取消;一个原来很简单的事情一下子变成了一个让人泄气的巨大麻烦;关键人员的离开或调离;有些任务提前完成或滞后了等等。 项目偏离了自己的预期,偏离了正常的轨道,在这种情况下,项目管理人员该如何实现既定目标? 需要项目管理人员切记的原则是:一个项目的时间不是一下子就过了几个月,而是一天一天、一周一周地溜走的,所以,项目管理人员应该每天或每周审视变化的环境和进度,尽早发现问题,及时调整时间表,用适合的方法让“出轨”的项目尽快回到既定轨道上来。 1.重新制订时间表。也许需要的只是改变时间,时间调整以后,项目就可以回到正轨,继续前进了;也许需要的是删除一些无关大局的任务,有些步骤可以锦上添花,但并不是项目成功的关键步骤,去掉这些装饰可以帮助项目轻装上阵;也许需要的是调整一些任务的实现方式,如为了节省时间,可以将邮寄改成快递或发电子邮件。
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