除此之外，合同的运作程序上要求各种函件其数量也很多。例如移交工地、申请批复分包商、申请进入料场、设备进出工地报告、各个工序地开工申请以及检验申请等。为了管理上的方便，共中一些函件演变成了表格形式。
关于函件质量问题在合同管理中也应重视，当然函件的质量是取决于对合同文件的正确理解以及丰富的合同管理经验。有很多合同纠纷越搞越复杂就是由于双方函件的质量不高造成的。
例如，某承包商根据合同文件要求负责做沥青混凝土的配方设计，开始做了几组都未达到规范规定的全部指标要求，接着他从技术上找原因，调整级想曲线后再做，终于做出一个符合规范所有指标要求的配方。但他又认为其中一个指标规范规定得不合理，而他前面做的配方倒觉得不错。在这种认识的带动下，他按想方使用时的审批程序给监理去函请示审批。但在该函件中他把所有配方设计（合格的与不合格的一起）递交给监理，请监理为他指定其一个配主用来实施，并在函件中阐自己对规范规定的指标的担忧。心想不论那个配方被指定，今后出现质量问题就与他无关了。当监理收到该函件后，不知怎么办为好，复函之事就拖了一段时间。
在这期间承包商的路面设计在等待配方批准，于是承包商又给监理去函，催促配方批复一事，并志明如查迟迟不批复，他要进行工期索赔。之后监理复函说：承包商必须依照合同文件要求提供合格的配方设计，并认出规范规定的指标没有问题。这时承包商又给监理去函，重复以前函件中的观点，而监理同样坚持自己的观点并复函对方。事情就这样你来我往的扯皮，时间前后持续了4个月。
其实这个问题很简单，之所以弄复杂了，毛病就在于承包商把自己的合同义务和他对规范规定的指标的忧虑混在一起，他的函件质量因此就出了问题。首先他应该根据合同规定把合格的配方按程序报批，而不应该把所有配方报给监理，因为监理没有义务从中指定一种配方，他的合同义务只是对承包商所申报的合格配方进行审批，而不是一堆配方中挑选。这是完全不同的概念。如果承包商的函件一开始就能意识到自己的问题后，重新对配方进行报批。监理立即批准了他的配方，油面施工才得以实施。
另外函件的质量还表现在严谨的措辞上。在这方面多数合同管理人员都没有进行过专门训练，出的函件不规范。例如，承包商在申请批复分包商时这样写到“为了加快工程进度，特申请某公司为我公司在某工程项目上的分包商……”因为“加快工程进度”奶容易让人误解为承包商是由于自己的原因造成工期滞后而采取的一种补求措施。
在合同管理或履约过程中经常出现一些“君子动口不动手”的现象，即承包商以公关形式来取代函件形式或对谈判、会议不作任何或很少作双方认可的书面纪要，这是很不规范的并且是危险的管理方式。产生这种现象的原因有外在的环境影响，也不内在的观念左右。
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