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项目经理如何做好时间管理?

2019/11/25 9:58:26 |  239次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,从而实现个人或组织的既定目标,EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。

项目经理常常会抱怨项目太复杂,时间总是不够花,其实不管是工作还是生活中,要善于掌握一些技巧,总是会多出来时间的,下面这15条建议就是专门提供给觉得时间总是不够用的项目经理的。

  01 会前沟通

  在正式会议开始前,需要询问与会人员是否参加,如果他们有任何其他事情冲突的话,如果涉及到他们的决策,需要和他们谈谈他们的选择,并非正式的认可他们以正确的方式提出建议。

  这可能需要花费一点时间,但在实际的会议中节省了时间,因为项目经理能够使用收集的信息来消除会议中可能存在的冲突,并使组织更快的做出决定。

  02 信任项目流程

  项目经理不要总是担心如何去处理变更,所以要设置可重复的工作流程来进行工作,这个优点是可以将相关的工作交给别人,让别人按照和自己同样的流程和步骤来完成所有的工作,另一方面,通过对流程的使用,可以不断的找出其中可能存在的问题来进行循环优化。

  03 使用模板

  项目经理可能没有真正写过项目相关文档,但总有一些可以使用的方法,比如使用模板。使用的模板可能有很多,比如项目计划模板、状态模板、考核模板等等,所有的各种模板使用只有一个目的就是节省时间。

  04 批量完成相关工作

  项目经理在不同的任务之间切换会形成大量的无效时间,因此需要花时间去减少从一个任务进入到另一个任务的次数。

  批量完成相关工作是指项目经理采取相同的工具或技能来一次性处理类似的任务,比如集中时间整理多个会议纪要,或者对相关的文件进行分类排序等等,其实最常用的就是集中某一个时间段来处理电子邮件,不用每隔一段时间就去查收邮件。

  05 随时写报告

  项目中的各种报告并非需要等到需要的时候才去写,项目经理要搭建好一个报告的框架后,突出显示需要增加或更新的文本,那么在项目工作中,随时记录想到的内容,然后对报告内容进行添加。

  比如发现了项目中的一个问题,那么就要把风险记录到报告中去,当报告结束的时候,大部分的更新就会完成,否则你无法想起过去究竟发生了哪些重要的事情。

  06 整合通知到一个地方

  项目经理可能会有各种被提醒的通知,那么不要在手机、Pad、PC或笔记本电脑以及各种即时通讯工具中到处设置,建议集中到一个地方比如邮箱中,通过集中所有的重要的通知,可以检查是否存在冲突以及安排相应的优先级。

  07 关闭弹窗口

  项目经理在做事的时候,很容易被电脑中弹出的窗口打扰导致分心,那么建议关闭所有可能的弹出窗口,特别是邮箱会弹出有新的邮件通知这种类型。

  这样做的额外好处是,当你在忙于在计算机上进行演示某些东西时,不会在屏幕上弹出通知消息,有时候可能会被所有人看到,而你会去手忙脚乱的去处理这些信息。

  08 站起来打电话

  在打电话的时候站起来,这个工作原理是避免让你在舒适的环境下长时间通话。由于通话能够比电子邮件或者发送即时消息提供更多的内容,但实际上也不需要过多的沟通时间,站起来可以让你更快的完成对话。

  09 取消与工作无关的信息

  取消所有与工作

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