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项目办公室应该为项目组成员提供哪些支持?

2006/7/13 15:37:19 |  3424次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

通过项目办公室,项目成员可以得到他们所需要的管理支持。以下列出了项目办公室可以为项目组成员提供的管理支持内容。

进度管理

项目进度表让项目组成员知道了谁该做什么工作和什么时间要完成工作。这些信息通常通过计算机的进度软件来编制,想ABT Project Workbench、Microsoft Project,Porject Scheduler等。早在1980年,当易掌握使用的进度软件问世时,普遍认为项目成员都应该学习使用这种软件,并在项目管理中应用它。然而,很快就被证明,让项目成员整天坐在电脑旁操作这些软件来实施项目并不能很好地利用他们的时间和技能。
项目办公室最早的职能之一就是提供能够代表项目成员进行项目计划编制的人员。这些人要能熟练应用计划软件。他们跟项目组成员共同工作,并根据项目需要对计划进行及时的更新。

工时管理

填写工时表是项目组成员必须做的一项工作。他们必须定期的,一般是每周,填写工时表以说明他们在项目工作中所花费的时间。如果项目成员参加的是不止一项工作,这其实是一个普遍现象,那么他们必须及时填写工时表以记录花在每项工作中的时间,否则这些工作的名称及其代码以后可能会想不起来。
项目办公室的人员能帮助维护工时表。他们可以经常跟项目组成员碰面,也许一二个月一次,来了解每个项目组成员完成工作的情况,然后汇制总的工时报告,逐项列明在报告期内所完成工作的详情,而项目组成员只需为项目办公室的人员提供自己花费在逐项工作中的时间就可以了。

报告编制和分发管理

随着项目的实施,随之就会产生各种各样的执行结果,对这些结果必须进行记录并分发给与之相关的项目人员。有些直接发给客户以便他们了解项目的进程,其他的都是一些必须定期完成的项目进展例行报告,比如,每月一次的进度状况报告。项目办公室的人员就可以编写和分发这些报告。

可视工作室管理

对于较大型的持续超过3~4个月的项目,建立“可视工作室”的确是个很好的主意。“可视工作室”的特征可以有很大的不同,它可以是计算机化的电子公告板这种“虚拟”的空间,可以是一间小型的办公室,也可以是配备有各种设计先进的电子设备的复杂工作室。项目办公室人员可以负责维护“可视工作室”,比如,维持一个收藏有关项目管理文献和项目发展历史资料的图书室。

文档资料管理

随着项目的完成,其产生的大量资料数据如果不经过系统化的档案管理,就很可能会丢失。基于经验数据去作出决策而不是凭感觉这一点很重要。因此,就需要收集项目实施数据并存档以记录当时项目是如何完成的。如果一个组织保留着许多项目的资料数据,该组织就可以开发一个有价值的数据库以反映这些项目的管理经验,对今后的项目决策起到指导作用。

报告汇集和分发管理

项目小组经常要撰写很多报告,诸如项目月进度报告、试验程序与结果报告以及研究成果报告等等。尽管这些报告仍旧需要项目成员自己来起草,但项目办公室可以通过行使图书馆的职能来帮助他们整理、保管及分发这些报告。

项目工作手册管理

项目工作手册记录项目执行情况。例如,如果项目可交付产品设计作了修改,那么这一修改就会记录在项目工作手册中;如果项目执行程序改变了,项目手册也会随之更新以反映该变化。项目办公室可通过对项目工作手册的管理来大大减轻项目组的负担。

软件使用管理

项目执行中会大量用到计算机。计算机有效地帮助了项目组制定进度计划、进行项目预算分析和资源分配。目前,已经开发出了一系列项目管理软件来帮助项目管理人员进行项目运作。其中,高级软件包可应用于复杂的项目,比如,建造一个核电站或开发集团管理信息系统,而诸如Project,Porject Scheduler或ABT Project Workbench等软件包则非常适用于小型项目。

人员配备

项目管理支持职能通常不需要具有丰富经验和技能的项目专业人员,但要求人员具有很强的管理能力。比如说,他们要非常熟悉基本的办公管理程序,如将信件归档、准备和重新编写报告等。他们还要熟悉计算机、熟谙基本的文字处理和电子表格编制。
专业知识可通过工作实践和课堂培训获得。比如,项目办公室人员可通过参加培训学会使用专门的用于维护项目费用和进度数据的进度计划软件,有时还可以邀请有经验的项目管理顾问到项目办公室来工作,以确保项目支持工作到位。

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