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沟通要留下痕迹
发布时间:2011/5/2 14:42:00      作者:秦杰      浏览:6653

给您讲讲“我和项目那些事儿”。一句话令我内心深处悠然升起见到亲人的感觉,似老朋友相见、促膝长谈,好亲切!您我虽未谋面,却令我总有想把“我和项目那些事儿”向您述说的冲动。谈到软技能,无疑“沟通”是最重要的一项。“一年365天,我们不是在项目上,就是在去项目的路上。”为了项目的成功,每一位项目经理要花90%的时间在沟通上,可不管再忙,请您一定要记得留下“沟通的痕迹”。(何时留?如何留?您可在沟通规划中确定。)


在讲故事之前,先给您介绍一下我的情况。我在一家国有大型企业工作,公司是传统的组织机构模式,分公司、部门、班组三个层级,也就是过去常叫的厂、车间、班组。公司的项目经理通常由工程部门项目专工担任,没有什么权限,但要对工程的安全、质量、进度、协调等负责。


作为甲方,我对项目经理的角色定位是 “项目协调员”和“项目服务员”。为了项目的成功,作为协调员,我要主动协调总包单位、分包单位、监理公司、设备厂家之间的工作关系。特别是作为甲方生产部门与乙方工程单位之间的“沟通桥梁”,必须正确处理好公司正常生产与工程施工的关系。作为服务员,我尊重参加项目建设的所有单位和施工人员,主动为他们提供服务,不管是工作上的事情,还是生活上的事情,我都乐意为他们提供帮助。

 

接下来,我要向您述说的故事,发生在公司的脱硫改造项目上。这个项目是我们公司,也是集团公司的重点改造项目,是实现省环保局“十一五”节能减排计划必保的项目。我在项目中担任电控项目经理,主管电气和热控两个专业的项目管理工作。老实说,能够参加这样的项目建设,我打心眼里是很高兴的。4台30万机组同期改造,一年内要求陆续投产,工期非常紧张,是个极具挑战性的项目。


还是接着说故事吧。整个脱硫改造项目分两个阶段进行,第一阶段是既有生产设施的拆迁还建。在6月份我就编写了“脱硫改造工程既有电缆设施拆迁方案”,经公司技术部主管专工、主任审核和总工程师批准后,已分发给生产相关部门及施工单位。(生产部门包括技术部、安监部、维护部、运行部等


按照施工计划,定于9月25日开始6kV高压电缆的更换工作。为使工作能够顺利进行,9月18日,我起草工程联系单给技术部,申请召开专题协调会,想与生产部门沟通一下,把工作流程、职责范围定下来,好部署下一步工作。同时,也安排各施工单位及监理公司做好开会准备。(注意,基本上我都是提前一周与生产部门进行沟通汇报。)


9月24日,技术部主管副主任通知14:30分开会,但会议要由工程部主持,技术部负责通知生产部门人员参加。小菜一碟,我当即应允,并立即通知各施工单位,要求副总监、生产经理、施工队长及技术员、安全员准备参加会议,14;00在总包项目部集合,一起到生产楼开会。(注意,凡有需要与生产部门沟通的,我都会领着施工人员到生产部门去。不要让施工单位人员自己到生产部门找人,人生地不熟的。)


14:25分,我们工程人员提前5分钟到达会议室。14:30分准时开会。会议由我主持,工程方汇报施工准备情况和施工方案,生产部门提要求。最终就工作范围、责任分工、安全管理、工作程序等达成共识,并形成会议10条纪要。其中,安监部特别强调一件事,即“工作票的办理必须实行双签发,由施工单位有资质的人员出任工作负责人,工作票先由工程部审核签发后,再报给维护部再次审核签发。”技术部强调:新电缆的敷设由施工单位负责,待电缆敷设到位后,由生产部门组织安排电缆接线和调试工作。(注意,不要忘记请参加会议的人员签到。在分发会议纪要时,也别忘了请接收人签收。


谈到工作票的办理,在新建项目上,施工单位一般是不需要填写生产系统的工作票的。但在我们公司在生产区域内做事,必须按照生产要求办理工作票,凡是与工作本身有关的危险点和有害因素必须采取安全防护措施,进行隔离。这些内容都要填写在工作票上,以便生产部门(运行部)布置安全措施。但是,要让施工单位人员搞清楚生产系统还是有难度的。因此,填写工作票对施工单位来说是一大难事。为此,开工以来,每次需要填写工作票时,我都会领着施工人员到生产现场查看,并找生产部门技术人员寻求指导,争取能一次填写正确,避免返工。


9月25日开始高压电缆敷设,此后几天,工作进展也一直很顺利。到10月7日,高压冲洗水泵的电缆已敷设到位,已具备接线试验条件。我向技术部主管副主任做了汇报,请求安排接线做调试。副主任让施工单位帮忙先把线接上,明天再安排传动试验。


为了明天试验工作能够顺利进行,我请求代替我部门主任参加明天早上的生产例会。


10月8日8点30分,在生产早例会上,我向生产部门的领导、专工技术人员汇报了高压冲洗泵电缆的安装情况,并申请生产部门安排接线和调试工作,请早会予以安排。会议明确由技术部安排此项工作,让我和施工人员会后在控制室等候,配合做试验。会后,我立即通知监理公司、总包和施工单位相关人员来到控制室。可是,直到中午下班也没有等到生产部门来人组织试验,只好让施工人员回去吃饭。


中午12点半多点,运行部当班调度来电话,让我速到控制室。问有什么事,也不说。到控制室时后,才知道,调度已经下令送电,做高压冲洗泵传动试验。因为电动机反转,把冲洗泵转坏了。


我立即通知监理、总包和施工单位人员赶快到控制室。经询问,确认施工方没有人通知送电试转。又问技术部主管,称没有人解对轮(即把电动机与冲洗泵间的联轴器拆开,使电动机与泵体分离开,单独试转电动机,确定电动机的转向是否正确。),没有安排送电试转。到此,事件起因已经基本明了。在施工方无人知道、无人在场,技术部也称不知道的情况下,值班人员没有做全面检查,当班调度下令试转,造成了带负载试转电动机的错误,导致高压冲洗泵的损坏。
但事情不这么简单。


10月9日,事故分析会。会议由主管安全的副总工程师主持。会上运行部汇报了送电试转情况,维护部汇报了高压冲洗泵损坏的情况。我将9月24日“既有电缆拆迁还建专题工作会议纪要”给到会的人员都分发了一份,并代表施工方做了三个方面汇报。


第一,强调了9月24日会议确定的生产部门与施工方之间的工作范围界限和职责分工。
第二,汇报了在施工中贯彻执行9月24日会议精神的情况。
第三,我汇报了10月8日,参加生产早会,请求生产部门安排试验,以及我们在控制室等候的情况,并强调了工程及施工方没有人通知值班员送电的事实。

在会议过程中有几个插曲需要着重讲一下。


一是,在我汇报9月24日会议纪要内容时,技术部主管副主任打断了我的发言,声称“没有参加9月24日的会议,不知道会议内容”。但是,会议纪要附页“会议签到表上第一栏就是他的签名。”(您看,人怎么会这样啊?如果没有会议纪要或没有会议签到表,结果会是怎样?我真不敢想象。)


二是,在做会议总结时,主持会议的副总工程师肯定“9月24日会议确定的工程部门和生产部门之间的职责分工”是正确的。此时,技术部主管主任又打断了发言,又称“公司领导不同意这样分工”。但副总工程师的回答让我感动了几天,他是这样说的“你不要拿公司领导来压我!会后,生产方面,我会向主管生产的公司领导汇报;工程方面,我会向主管工程的公司领导汇报。”


第三个插曲是,在副总工程师宣布处理决定时,分包单位的施工队长情绪非常激动,爆出了昨天晚上运行部调度要求他改写工作日志的事……


会后,我直接到控制室查阅了工作日志,上面有明显的改写痕迹。走出控制室,我将有关实情直接向部门主任和主管工程的公司领导做了汇报。随后,我又陪同主管生产的公司领导再次来到控制室,领导查看过记录以后,对值班人员说:“你们怎么能这样做!总是把责任推给别人,让别人替你们背黑锅,人家也是人呀!”


当我找施工队长问起改写工作日志的事时,队长还有点不好意思。他说如果不按值班调度要求改写记录的话,几个值班员都要下岗。您看,我们队长还是蛮有人情味的嘛,他虽说是个农民工,但技术上是把好手,碰到问题一说就明白,人也老实厚道,做事实在又能吃苦,也喜欢帮助人。我们合作也相当愉快,从他第一天到项目上,直到项目结束,直到现在我们仍是好朋友。


又过几天,事故通报下来了,只定了个障碍,也没有要求总承包商更换施工队长,更没有人下岗。
故事讲完了。


在项目上发生的事情很多,之所以拿这件事情出来与您分享,是因为除了 “沟通”以外,事件中充满了太多的 “尔虞我诈,出尔反尔”,这些电影中才会有的情节。


我相信,做一位项目经理,我们都有良好的职业道德,我们承诺以正确和正直的方式行事,勇于负责,互相尊重,公平诚实的待人对事。但是,有一条谚语请您记住,就是“没有落到书面上的话就是没有说过的”。


原打算就此收尾的,可昨天,就是5月1日又有故事了。单位里一个6kV的变电站要送电,这种停、送电操作都由运行部执行。可是,在准备操作时,负荷开关的操作把手找不到了,运行部的副主任给主管生产的公司领导汇报,说我没有移交给他们。


该变电站是2008年我负责的一个项目,竣工移交后一直运行正常,期间运行部进行过多次停、送电操作。可就是一句“没有移交”,几位生产领导找我问原因。最终,操作把手还是在运行部的值班室里找到了,只是送电时间往后延迟了几个小时。


可叹,“江湖险恶”,什么事情都可能发生。我们反对不负责任的言谈,我们反对不诚信的行为,但我们要积极的面对,呵护好您的项目,保护好您自己。

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#1 楼2011/6/14 14:45:51 | 河南省郑州市 广电网
确实是江湖险恶啊,记录准确,参加由会议纪要签到,文件发放有签收,这个是沟通的第一要务啊。学习了!跟进,同意一楼的意见。
#2 楼2011/6/13 13:30:41 | 上海市闵行区 电信ADSL
确实是江湖险恶啊,记录准确,参加由会议纪要签到,文件发放有签收,这个是沟通的第一要务啊。学习了!
#3 楼2011/6/12 11:23:31 | 江苏省苏州市 电信
诚信乃为人之本,与无诚无信之人打交道,要慎之又慎。谢谢了!
#4 楼2011/6/11 21:02:46 | 天津市 联通
感谢分享,我们愿意与你做朋友。
#5 楼2011/6/11 20:17:16 | 天津市 联通
学习了,谢谢分享!我也曾遇到过相似的问题,只是太相信别人了。吃一鉴长一智,今后凡事都要考虑周全,证据太重要了。再次谢谢!
#6 楼2011/6/11 20:07:38 | 天津市 联通
赢在沟通!项目的成功需要沟通,您想要的一切也都需要沟通。
#7 楼2011/6/8 9:31:07 | 湖北省襄阳市 电信
给您讲讲“我和项目那些事儿”。一句话令我内心深处悠然升起见到亲人的感觉,似老朋友相见、促膝长谈,好亲切!您我虽未谋面,却令我总有想把“我和项目那些事儿”向您述说的冲动.---------有缘分,就聊......
#8 楼2011/6/8 9:29:52 | 湖北省襄阳市 电信
在项目中,要学会做公仆,要做服务员,为项目服务,为所有干系人服务,这点很重要。
#9 楼2011/6/8 9:26:42 | 湖北省襄阳市 电信
好的沟通,尊重是前提,要学会尊重。
#10 楼2011/5/21 23:39:36 | 广东省广州市 电信
书面记录就是铁证,这是真理
#11 楼2011/5/19 20:56:16 | 湖北省襄阳市 电信
沟通从心开始!细节决定成败!管理讲过程很重要,有根有据更重要!顶...
#12 楼2011/5/19 20:52:52 | 湖北省襄阳市 电信
沟通从心开始!细节决定成败!管理讲过程很重要,有物证更重要!顶...
#13 楼2011/5/6 15:31:34 | 广东省深圳市 电信
大部分时候,项目经理还真不是什么经理,就是你说的项目协调员。
#14 楼2011/5/3 16:40:17 | 湖北省襄阳市 电信
林大了什么鸟都有啊,一定要留无证。
#15 楼2011/5/3 16:37:09 | 河南省焦作市 联通
1、队长还有点不好意识。---意思 2、事件中充满了太多的 “尔虞我诈,出尔反尔”,电影中才有的情节。---事件中充满了太多的 “尔虞我诈、出尔反尔”这些电影中才会有的情节。 3、公平诚实的待人对物---公平诚实地待人对事 4、您看,我们队长还是蛮有人情味的。虽是个农民工,但技术上是个好手,碰到问题一说就明白;人也老实厚道,做事实在肯吃苦,也喜欢帮助人。---您看,我们队长还是蛮有人情味的嘛,他虽说是个农民工,但技术上是把好手,碰到问题一说就明白,人也老实厚道,做事实在又能吃苦,也喜欢帮助人。 5、还是接着说事吧。---还是接着说故事吧。
#16 楼2011/5/3 16:11:31 | 广东省深圳市 电信
留下痕迹就是留下物证啊,顶!
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