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捷为iMIS创意文化行业解决方案

2011/3/30 18:11:57 |  2596次阅读 |  来源:   【已有0条评论】发表评论

行业信息化背景

创意文化行业包括传媒传播、数码娱乐、网络游戏、广告设计、工业设计、动漫设计、婚纱摄影、电影录像、音乐表演艺术、出版、工艺收藏品等公司。创意文化公司的业务模式一般都是按项目来运作的,其业务分为筹备,执行和收尾三个阶段,分别由公司不同部门和人员对客户进行个性化服务。

    创意文化行业的核心业务大多是一次性业务,同类业务相似但不完全相同,大多要经历筹备、执行和收尾三个阶段,最终都会产出明确的知识成果,且业务执行过程的质量与业务最终成果的质量、风险和成本有紧密的关系,具有明显的项目特征,如广告策划项目、电视制片项目,新书出版项目、动漫设计项目等等。

对于创意文化公司来说,其业务重点在于对整个项目过程的整体管理,包括计划,执行和监控,也就是对人、流程和知识的管理。

目前市面上多数中小型ERP系统按职能部门对销售、采购、库存、质量、客服、物流等业务环节分别进行管理,这与创意文化公司跨部门的,以工作任务分解(WBS)为核心的计划应用需求有较大差异。

常见的OA系统虽然涉及到流程管理,但多数OA脱胎于行政事业单位,侧重于行政审批流程,无法与公司核心业务链紧密结合,管理的广度和深度远远达不到创意文化公司对信息化建设的要求。

 

面临的管理问题

创意服务行业管理上常见的主要问题:

n   公司项目管控不力:公司有数十个项目并行,各项目任务人员分配、项目问题汇报与分析、项目进度查询、项目关键节点把关、项目文件管控等问题无法有效解决,管理效率低下、项目进度缓慢、 项目质量不高。

n   日常办公流程不顺:企业中各种行政事务流程、审批流程众多,流程审批工作混乱无序、责任不清、办理效率低下、管理很不规范。

n   工作计划与汇报不详:无法科学高效地制定工作计划、及时准确汇报和检查工作,公司内部上下级之间工作沟通成本高昂、会议众多,工作效率不高。

n   知识文档管理不严:各种知识文档众多,共享关系复杂、文件版本混乱、文件访问权限无法有效控制。人员变动导致大量重要文档丢失,无法高效、分类、安全管控公司知识。

 

作为公司老总的您,是否面临:

n   公司决策执行情况如何有效进行跟踪及全面落实?

n   公司各项目和各部门的工作进度如何全面了解和及时掌控?

n   如何在保证公司各项工作正常运营的前提下,切实降低公司运营成本?

n   如何更好地营造一个沟通、交流、创新、信任的企业文化氛围?更好地激励每一位员工尤其是知识工作者?

 

做为部门主管/项目经理的您,是否面临:

n   如何了解部门人力资源的状态和任务安排情况、便于进行人力资源调配,合理分配工作?

n   项目执行过程中如何加强沟通协作、记录执行情况、管理成果文件、遇到问题如何及时反馈和解决?

n   对员工工作的评估、监督和考核,往往是事后,而不能做到事前或事中,并缺乏数据支持和系统分析工具;

 

做为公司的一名普通员工,是否面临:

n   自己到底应该做哪些工作,应该在什么时候完成,如何让领导及时了解自己的工作状态和工作进度?

n   遇到自己不能解决的问题,如何快速准确回馈到领导及相关人员获得协助?

n   如何实现移动办公,在家中、外地出差或度假中,随时随地、安全的开展工作并保证数据同步,使得业务具有连续性?

 

iMIS解决之道

捷为iMIS通过项目管理(PM)和企业信息门户(EIP),对企业各类业务流程进一步整合、管理和优化,可以切实解决企业管理中面临的各种问题。

1、以项目管理为核心,解决核心业务链的整合管理问题

创意文化行业的大部分核心业务都可以用项目管理来实现,iMIS可完全根据公司业务设计项目管理流程,实现对公司产品研发、制作、服务和市场营销等各种业务的管理。通过项目任务的逐级分解,可以管理项目中的各种信息,包括任务计划、目标、周期以及相应的工作日程安排等,达到实时动态的精细化管理效果;与具体项目和任务相关各种表单,附件也可以统一管理起来;项目经理和部门经理可监控每个项目的进展状况,对员工工作及时做出评估和指导。

n   项目筹备管理:筹备阶段的工作任务包括客户联络->合同签订->收首期款->客户确认需求->制定并确认详细的工作计划->正式启动项目,整个筹备过程的工作内容可通过任务管理和相关工作任务,日程和工作记录来实现信息化管理。

n   项目执行管理:系统按照公司实际工作流程定制项目执行阶段的管理流程,一般包括专案会议->方案制作->项目实施->审核等。项目经理可以通过每个成员的工作任务内容、工时记录和项目管理的相关表单、附件、备注、任务进度等信息来监控项目执行情况。

n   项目收尾管理:系统按照公司的实际工作流程定制项目收尾管理,包括成果提交->客户验收->收尾款->客户跟踪->归档立案.在项目结束后可以通过对统计分析对项目进行综合分析评估。

 

2、以流程管理和日常办公,解决职能部门的工作管理和流程审批问题

iMIS集成了工作流程管理、任务管理、日程管理、工作日志、邮件短信、即时通讯、信息发布、人事行政等内容,系统功能强大,操作简单方便,能快速提高企业的运作效率,节省大量的协同管理成本,从而全面提升企业的生产能力和核心竞争力。

n   工作任务分配和执行跟踪,工作成果和工作报告的管理;

n   人事,行政,财务等常规OA工作流管理;

n   项目立项、变更和结项等流程审批中关键任务节点的流程控制。

3、以知识中心解决知识的收集、管理和利用,以及各类信息发布的问题

创意文化行业是知识密集型行业,属于典型的知识运营型公司,公司的主要核心业务都会运用大量的知识、技术和经验,同时,公司的每个项目都会产生知识成果,如,设计成果,调研报告等,如何在业务中利用知识、积累知识、沉淀知识、管理知识以及实现知识的升华和再利用,是创意文化行业企业管理关注的问题之一。

捷为iMIS知识管理系统通过把项目、流程、知识的有机融合,为企业提供了一个高效的知识管理平台。

n   知识的收集:我的知识库和公司知识库,支持建立多级文件夹,上传多种格式文档。项目附件可以移动到公司知识库。

n   知识库的管理:知识库内文件和文件夹可以移动,具有树形结构视图;文件和文件夹可以分别授权,查看、下载、上传、删除;Office 文档可以在线编辑,在线操作权限可以控制。系统还有文件版本控制和加解锁的功能。

n   信息发布:企业的信息发布平台(通知,公告,管理制度,企业动态,会议纪要,温馨提示等信息)。可定制到桌面,发布的页面和位置完全可以由用户定制。

4以客户管理解决各类商务关系的全面管理问题

包括售前、售中和售后的过程管理和执行监控,实现了:

n   客户、联系人、合同管理:管理客户、供应商、合作伙伴、竞争对手等类别客户的信息、附加表单和相关联系人、项目、任务、日程、流程;管理联系人的各种信息;管理合同信息和附件,可制定、查看合同金额、收款计划和收款记录。

n   市场营销管理:以项目管理方式管理公司的市场营销活动,比如展会和网络营销项目等。自定义市场营销项目模板;自定义市场活动关键信息,量化和评估市场活动效果。

n   销售过程管理:以项目管理方式管理公司的销售业务,实现跨部门的协同销售管理;自定义销售项目模板;自定义多角度的客户指标,对销售过程进行量化的价值分析和评估。

n   客户服务管理:以项目管理方式管理公司的客户服务业务。自定义客户服务项目模板;自定义客户服务指标,对客户服务质量进行量化分析和评估。

n   客户统计、合同统计:可按各种一维或二维组合条件统计客户数量,并以柱状或饼状图显示;可按各种一维或二维组合条件进行合同综合统计和合同回款统计,可以分币种统计。

n   群发短信:群发手机短信给选择的特定客户群体。

群发邮件:群发邮件给选择的特定客户群体,管理与客户的往来邮件。

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