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对PRINCE2的认识及其在IT行业的推广

2010/12/13 17:19:30 |  4205次阅读 |  来源:中国项目管理资源网   【已有0条评论】发表评论

一、前言

PRINCE2?是由英国政府商务部 OGC 推行的项目流程管理最佳实践,PRINCE是PRoject IN Controlled Environment(受控环境下的项目)的简称。 PRINCE2?描述了如何以一种逻辑性的、有组织的方法,按照明确的步骤对项目进行管理,实践证明能够有效提高项目执行的效率和效益,20多年来 PRINCE2在包括联合国在内的全球众多政府组织、大中小型企业中得到广泛应用。
    下面,我浅谈一下个人对PRINCE2及其行业应用的认识。本介绍只包括个人对PRINCE2及其行业应用的认识,不包括具体的PRINCE2课程内容,建议爱好者参加有关培训机构进行的认证培训,相信会大有收获,具有更好的认识。

二、PRINCE2介绍

2.1 PRINCE2简介

    PRINCE2是一种结构化的项目管理方法,如图1所示,主要包括项目准备、项目启动、项目指导、阶段控制、产品交付管理、阶段边界管理、项目收尾、计划8个过程,以及商业论证、组织、计划、控制、风险管理、项目环境下的质量、配置管理、变更控制等组件。
   PRINCE2是一种结构化的项目管理方法,如图1所示,主要包括项目准备、项目启动、项目指导、阶段控制、产品交付管理、阶段边界管理、项目收尾、计划8个过程,以及商业论证、组织、计划、控制、风险管理、项目环境下的质量、配置管理、变更控制等组件。

图1  PRINCE2的过程和组成部分
 

    图2说明了8个过程之间的关系。此外还包括以产品为基础的计划编制、变更控制的方法、质量审查技术三个技术。

 

图2 PRINCE2过程模型

2.2 PRINCE2与PMBOK® Guide的区别与联系

    PRINCE2是项目管理的方法论,完全不同于PMBOK® Guide的,其主要区别与联系如下:

1、PMBOK® Guide是面向项目管理技术的,PRINCE2是面向项目管理过程的。

   PMBOK® Guide是阐述具体的项目管理技术的,包括项目范围管理、项目计划编制技术、项目风险管理技术、项目质量管理、项目成本管理、项目沟通管理、项目采购管理等9大项,是具体的操作技术,使得项目管理人员明白每一个技术环节怎么做。
    从前面的介绍可以得知,PRINCE2是系统地规定了项目管理的关键过程域,包括从项目准备、项目启动、项目计划、阶段控制、产品交付、阶段边界管理、项目收尾、项目指导。PRINCE2中的8个组件也都是针对项目管理的8个主要方面,明确其管理组织、职责、步骤等,是项目管理方法论的组成部分。另外的三个技术(基于产品的项目计划编制、变更控制、质量评审)其是针对项目计划编制的步骤、变更控制程序、质量审查程序的,也是面向过程的。通过PRINCE2,项目管理人员可以明白在哪里做。
 
2、PRINCE2是具体指导PMBOK® Guide在项目管理实践中的运用的

    可以将PMBOK® Guide是阐述具体的项目管理技术比喻为单个的珍珠,而PRINCE2就是将他们按照大小、亮度等规则穿起来的那根线。可以说,PMBOK® Guide是解决了WHAT的问题,而PRINCE2是解决了HOW和WHERE的问题。
    很多项目管理人员都遇到过,即使单个具体技术说的再明白,一拿到具体项目的管理中,还是会很混乱,为什么?缺少方法论的指导。
    特别常见的是,项目立项时简单地搞一个可行性分析,计划在编制以后就很少改动,风险管理也只是在启动阶段列一个清单,后续就束之高阁,有了问题再去找,,就一个字,乱。学了项目管理却不会做项目管理的大有人在。
    通过学习PRINCE2,我们将理顺项目和这些管理技术,明确其管理和运用,PRINCE2做了系统而详细的规定,将大大提高项目管理的效率和质量。因篇幅原因,具体内容不做介
2.3 PRINCE2的几项主要优点 

    PRINCE2具有以下几个主要优点,这些优点将在很大程度上改善不良的项目管理,显著地提高项目管理人员的管理水平。

1、贯穿项目全程的商业论证

    之前也有人提出“基于商业目标的项目管理和项目运作”的观点,但是没有具体阐述如何实施。在PRINCE2中,详细说明了什么是商业论证,如何做商业论证,除了项目启动阶段,在整个项目管理过程中在哪些过程点更新商业论证。有规律的持续进行商业论证为项目的继续实施提供了充分的商业理由,对项目盈利水平的预期不断进行精确或更新。当然,不良的商业论证,再结合项目战略目标和企业目标,企业管理高层不难做出中止或暂缓项目的决策。这样,商业论证成为项目实施过程中的领航灯,为整个项目组指明一个明确的方向,使得所有项目相关人员都知道“我们为什么要做”,是除了经济激励外,一种更大的“成就感”的激励,其作用之大不容忽视。
    商业论证与其他项目管理书籍中提到的项目可行性分析在主体内容上有些类似,而且在手段上也是基本一致的,都是利用可行方案、成本、风险、投资论证等分析成本、技术、资源、收益方面的可行性。但可行性分析只是在项目启动之前进行的一次性分析,而商业论证是贯穿项目管理全过程的,是持续地、周期性地,除了论证项目启动是否可行外,是论证项目是否持续的重要方法,故在很多具体技术的运用和内容细节方面是完全不同的。
    不过,因PRINCE2中没有涉及项目战略目标,所以也没有提及商业论证中关于项目目标的论述。笔者认为,应该分别建立企业战略目标层次结构、项目群的战略目标层次结构、单个项目的战略目标层次结构,并在这些层次结构中建立某些映射关系。然后在商业论证文件中明确本项目要实现和支持的战略目标,并在所有商业论证过程中予以分析,是否能够继续支持这些战略目标,如果已经严重偏离,可能需要项目管理高层领导做出相应的决策和调整指示,而不仅仅以效益或风险方面的研究作为可行性决策支持。
 
2、明确的基于产品的计划编制

    PRINCE2中明确提出基于产品的计划编制,这又是PRINCE2的一个亮点。在PMBOK® Guide等项目管理书籍中,并没有阐述关于计划的编制与产品之间的关系,所以在计划编制初期总是令人感到无从下手。虽然细想起来,应该也是分析产品的组成,将产品各个组成的生产定义为WBS的节点,产品组成的逻辑关系和生产的逻辑关系决定了WBS工序之间的先后关系,但是毕竟是缺乏系统地、理论的支持,所以,每次做计划就更大程度上依赖其他类似项目的计划是如何编制的,从而计划的正确性就无法得到保障。
    PRINCE2中明确提出基于产品的计划编制方法,通过建立产品结构分解,确定产品的组成,以及组成之间的逻辑关系。产品结构分解完成后,通过建立产品流程图(PDF),确定各个产品或其组成分部的生产的逻辑关系和先后顺序。产品流程图(PDF)就成为编制项目计划的重要依据,在产品流程图(PDF)的基础上添加时间、资源等任务属性,再按照我们在其他项目管理书籍或课程中学习的方法,对任务之间的紧前紧后关系进行调整,对项目资源进行均衡,就可以成为一个项目计划了。
    在PRINCE2中还明确了在产品结构分解的基础上,对各个产品组成,特别是重要部分,分别进行规范的产品描述,包括相关的技术要求、质量标准等,作为项目实施的参考标准和验收依据。
    PRINCE2提出的基于产品的计划编制技术将极大地指导和规范项目计划的编制。
 
3、容许偏差

     容许偏差是PRINCE2中的一个十分重要的概念,容许偏差主要是针对项目计划而言的,容许偏差涵盖项目计划中的时间、成本、质量三个方面,其作用如下:
    首先是大大降低了计划变更审批的复杂度,提高了项目的实施效率。项目的环境、实施等方方面面发生变化是很常见的,如果不确定容许偏差,任何一点变更都要按照预先设定的变更控制流程进行审核和审批,是没有必要的,是人力资源、时间等方面的重大浪费,也将产生官僚体系,推诿责任,特别是将“猴子”放到上级管理者的肩上。这对于高效的项目运作的今天,是很不利的。容许偏差的运用将有效地改变这一点,使得各级管理者和项目实施人员“有所为而有所不为”,自然就会提高项目的实施效率。
    其次,容许偏差的运用将大大增强项目计划及计划实施的柔性和弹性,降低其刚性,给与项目实施人员和各级管理人员一定的适应性调整的权利,有利于发挥他们的主观能动性,使得项目更加正确,因为一线人员最明确清楚项目的技术细节。十分符合《适应性管理》一书中的有关原则和论述,在出现特殊问题时将避免陷入“人人都有责,人人不负责”的尴尬境地。
    容许偏差是与项目组织中的角色、变更控制流程、具体的项目计划或任务结合在一起的。
 
4、明确的变更预算

    PRINCE2中显性地提出变更的预算,笔者认为是PRINCE2的有一个亮点,虽然PRINCE2对其着墨不多。
现在,是一个多变、巨变、突变的时代,正所谓“唯一不变的就是变化”,一个项目在整个过程中,将面临各种各样的变化,这是不可避免的。但遗憾地是,对于变化的管理往往只是停留在口头上,好一点的,建立一个变更控制程序,甚至一个项目变更管理委员会,仅如此而已。一旦提到可能会发生变化,并且需要预留一点资金和时间、资源等,往往得到的答复是“等发生后再说吧”。为了避免公司领导对变化的责难和审批应对变化所需资源的困难,可怜的项目经理往往“望变生畏”,不惜挪用其他资源来悄悄补漏,其恶劣影响和后果可想而知。项目经理是变化面前的“孙子”,怎么能管理好变化呢?
    PRINCE2将改变这一点。既然变化是正常的,不可避免的,那么,为什么不能堂堂正正地提出来呢?预见或发现的变化越多、越早,难道不是体现出项目管理人员更高的管理水平吗?
    当然,PRINCE2中提出的变更的预算,只是运用于研究是否需要变、怎么变等问题所需要投入的时间、资金、人力资源和其他资源等产生的预算,尚不是针对预见的变化提出的资金和时间方面的预留,这部分预留应该包含在容许偏差中了。
    相信运用了PRINCE2的企业和项目在应对变化这一飘忽不定的“魔鬼”时将拥有有效的法宝,项目管理人员也将挺直腰杆迎战变化。
 
5、提出了一个适于项目治理的组织结构

    PRINCE2假设了一个客户­——供应商环境,在这个环境中,项目管理的高层组织是一个集中了项目主管、高级用户、高级供应商的项目管理委员会,这种组织基本上有利于进行项目治理。项目治理的概念在某种程度上拓展了项目管理的范畴,但是项目治理是项目管理人员不得不面对和考虑的重要内容。在PRINCE2提出的项目管理委员会构成中,项目主管、高级用户、高级供应商分别代表了项目实施方、项目成果拥有方(或项目成果使用方)、资源或服务提供方(或部分项目工作的承包方),这些不同角色都将争取各自利益的最大化,特别是当三方中的全部或部分同时在进行多个项目时,都将争取自身的整体利益最大化,这种单方面的利益最大化可能严重损害当前项目的利益和进展,所以需要某种组织、建立某些规则、以某种方式进行平衡和管理。PRINCE2提出的这个项目管理委员会组织已经具备了进行项目治理的组织角色,适于进行一定的项目治理。项目治理的成功将在更高层面保障单个项目的成功。
 
2.4 PRINCE2区别于一般过程模型的优点

1、PRINCE2与ISO的区别与联系

    ISO9000系列作为一个重要的质量管理体系,在全球的各行各业已经得到很好的推广和运用,虽然ISO系列是专门针对质量管理的,但因其假设前提也是“好的过程产生好的质量”,而且是全组织、全员、全方位进行质量管理和控制,所以ISO系列中也规定了质量管理的相关标准、程序与过程、组织角色和职责等,在很多方面与PRINCE2是一致的,建立了ISO质量体系的企业再实施PRINCE2将相对方便一些。但因其关注点只是质量,所以,相对于项目管理,还是很不全面,因此,ISO与PRINCE2将具有相当的互补性。另外ISO系列规定还是较为粗略,所以不同企业的运用差异也较大,不像PRINCE2较为系统、详细,可以直接指导运用。
 
2、 PRINCE2与CMM的区别与联系

    众所周知,CMM或SEI-CMM是专门针对软件过程管理的成熟度模型,分为五级,18个关键过程域(KPA),300多个关键实践,是指导软件项目过程管理的重要方法论,已经在全世界很多IT企业得到运用。
由于PRINCE2也是在信息系统项目的标准化管理的基础上建立起来的,所以同CMM一样,都全部包含了软件项目的主要管理领域,而且很多具体方面是完全相同的,比如配置管理、质量评审等,只是在一些细节方面,PRINCE2偏向于项目管理,而CMM更多地考虑了软件项目本身,如CMM中详细阐述了软件缺陷管理,不同于PRINCE2的问题管理。
    综上,笔者认为,PRINCE2和CMM的目的基本是一致的,可以有很好的可融合性。
 
三、PRINCE2在IT行业中的推广应用

3.1 概述

    从PRINCE2的特点和优势看,PRINCE2将在IT领域的企业和项目中得到较好的运用。这里简单谈一下个人的观点。

3.2 PRINCE2过程剪裁与成熟度模型

    PRINCE2要在一个企业或项目中得到运用,必须因地制宜,经过适当剪裁,才能取得较好的效果。PRINCE2没有根据不同的成熟度划分若干等级,但是,PRINCE2涉及项目管理的很多方面,也有很多的组件(KPA),各个组件又有若干关键实践细节,不可能适用于任何项目管理水平的企业和项目。首先建议将PRINCE2组件及其若干关键实践进行纵向切割、横向划分,获得可以相对独立运用的单元体,并明确其实施前提及联系。其次建议企业和项目进行自审,确定当前管理水平,并根据急需改进的部分和差距确定特定时期重点实施的PRINCE2组件及其关键实践。
    总之,如果要实践运用PRINCE2,建议还是建立PRINCE2成熟度模型,将更好地指导实施。

3.3 PRINCE2与其他方法或标准的融合

    因为IT企业已经多具备了CMM和ISO、PSP/TSP中的一项或几项过程管理模型,PRINCE2要推广运用,应该充分了解这些体系,将保持PRINCE2原则、方法、特点的基础上,与这些体系融合,成为这些体系的有效补充,或者以这些体系为重要的补充和完善,而不是相互排斥。
 
3.4 PRINCE2模版文档及工具

    如果希望取得明显的运用效果,建议根据PRINCE2附录中的描述构建一整套标准的模版文件和表格,便于企业和项目参照裁剪,这样更具有直接的指导意义。
 
四、结论

    PRINCE2作为一种简单的、实用的、结构化的项目管理方法论,已经经过多个国家、众多项目的实践和应用,具有重要的实际意义。
    正如PRINCE2所指出的,没有项目管理的方法,参与项目的各方、各级人员都会产生混乱,从而导致项目很少能够在可接受的成本和工期范围内完成项目。
    PRINCE2作为一种好的项目管理方法,可以指导项目完成一系列可控的、可见的、管理良好的活动,从而达到预期结果。

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