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项目经理的软技能—忽悠

2011/6/1 8:25:23 |  3633次阅读 |  来源:   【已有0条评论】发表评论

做项目管理三四年了,今年终于拿到PMP的证书了,甚是高兴。其实,拿到证书后,才真的理解PMI的证书为什么受到那么多关注,受到那么多组织重视。

首先一点是,PMI注重在职继续学习,通过各种不同的活动来累积PDU,完成CCR,以便3年后续证。我觉得这个PDU的思路非常好,让在职人员可以继续学习、及时总结所做的项目、或者参加专业的沙龙或论坛、甚至几个人一起以PMP的思路组织一些集体活动,这些都可以完成PDU累积。相比传统的其他大多数的证书,PMP证书更关注持续学习情况。

另外一点,相比国内传统的项目管理的模式,我觉得PMI更注重项目的启动和收尾,这点很重要。传统的管理模式下,很注重项目的执行和监控,但是很不重视项目的启动及项目收尾。这种情况下,往往不是不是在项目成立的是后一下子把项目团队建立起来,而是陆陆续续有工作再安排人员进来,这样会导致项目成员间不熟悉,彼此间不清楚相关的角色及任务,对项目的沟通会造成很大的影响,进而影响项目的进展。另外,项目做完后,没有足够重视收尾阶段,这样导致项目成员没有成就感和荣誉感。同时,不能及时的对项目进行经验总结,对整个组织的持续发展没有帮助。

项目经理在对项目管理的过程中,需要很多的职业技能,才能对项目进行有效管理,提升项目团队的绩效,达到提升自己的职业水平。同时,如果项目经理很好的运用一些软技能来处理项目过程,往往会达到事半功倍的效果。当然,我觉得忽悠也是软技能之一,可以运用在项目管理的过程中。

这里提到的忽悠,当然不是蒙人的意思,是指在日常沟通中,合理使用一些迂回的技巧,为处理项目问题争取更多的资源,达到更好的效果。这些技能可以用在与项目成员间的沟通,也可以用在与其他非项目成员间的沟通,还可以用在与客户间的沟通。

举个例子,公司内部沟通的。在做项目过程中,有些客户经常提出变更,但是很多时候变更又不按正规的变更流程走,导致很多乙方措不及手。在制造行业中,乙方要根据事先的计划为客户完成一些样品的制作,但是突然在制作过程中,客户提出一个事先没有知晓的变更,不大有不小的,导致乙方在原有的安排下无法及时完成。但是乙方公司也是有很多项目在运做,所有项目都需要提前沟通安排生产线时间、人力及原材料等资源。当出现这些情况的时候,项目经理就要在公司内部沟通,争取更多资源满足客人的期望。这种情况下,如果走正常的流程,重新安排的话,对整个项目的相关人员都很折腾,而且会浪费更多已经开始使用的部分资源。项目经理就可以使用忽悠的方法与计划人员沟通,取得完成本次试验的充足时间,比如:“某某高级经理或者总监,想在某次试样过程中适当的拓宽试验范围,增加些试验内容,导致时间可能需要增加四个小时。”这样的情况下,计划人员也无从去核实是否真的是上层的意思,而且对后续的影响也不是特别大,所以一般情况下,都可以安排进去,忽悠成功。当然,这些忽悠的故事,需要根据实际情况做些调整,而且不能经常出现此情况,否则以后就没效果。

再举个与客户沟通的例子,还是制造行业的案例。在很多项目同时开展的时候,可能有一些工程师没有及时把每个项目的每个点都考虑到,有时难免出现疏忽。在某次样品制作过程中,忘记了某项试验,导致客户的样品没有完全到达客户要求的外观要求,但是满足功能要求。这需要立即进行后续安排,以便把完全合乎要求的样品尽快提交,但是这样影响了原本沟通好的交样计划。这种情况下,可以与客人沟通说:“很抱歉,由于突然的设备故障,导致本次样品出现一些小问题,但是不影响贵司本次的功能性测试要求,功能及外观良好的产品会在三天后送达,您看是否可以?谢谢您的理解。”一般情况下,客

户可以理解这样的解释,而且有充分的补救计划,客户不会太计较这样的过失,这样忽悠成功。当然,这样的情况是基于某工程师平时良好表现的情况下进行的,而且是偶尔的临时措施。如果这工程师经常出现此问题的话,就需要进行项目沟通计划了,确认什么原因造成的?有什么改进措施?这样可以使项目团队的力量逐渐增强。

以上的例子不一定非常合理,但是在特殊情况下确实非常适合项目经理用来处理紧急的情况,合理使用一些忽悠的技巧,可以使冲突处理达到事半功倍的效果。当然,这里面需要项目经理有一些基本的素质,如足够的人脉、出色的沟通技巧、处理紧急突发事件的应变能力等。如果没有这些素质,忽悠是很难成效的。

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