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PMO如何加强多项目管理?

2016/6/21 11:12:43 |  2579次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

项目管理办公室在前期项目中起到重要作用。项目管理办公室要明确方向,做好信息化项目群的管理,逐步建立起项目管理体系,提高项目的管理能力,逐步增加管理职能,向更高一级的项目管理理办公室努力,保证项目的顺利完成和增值。

首先在项目服务和协调方面,从项目人员用车、用餐、住宿、通讯等方面提供有力的保证;从人员、办公场所、物品、工具等方面起到重要作用。其次,在日常管理方面起到重要作用,在项目收发文、考勤考核、会议管理、活动管理、办公场所管理方面做了大量工作。第三在项目的管理方面,完成了计划的协调、汇总与沟通,项目方案制定与推进,既定事项跟催,项目文档管理、项目宣传等工作。

全面信息化设置项目办公室对项目进行支持和管理,对项目实施起到重要促进和保障作用,目前信息化进入二期推广和一期功能增强阶段,从项目范围、数量和团队人数方面都成倍增加,如何继续发挥好项目管理办公室的作用,是我们需要思考的重要问题。从这些方面来说,项目管理办公室比较合格,也取得良好效果。随着项目的升级,信息化二期项目ERP和CCS系统分别涵盖各业务模块功能增强开发和7个试点企业的推广工作,工作面成倍增加,这些都对项目办公室提出了更高要求。集团总部及其他产业集团、成员企业对PMO也提出项目管理指导和支持方面的多方面需求。鉴于此,信息化项目管理办公室不能再局限于对单个项目支持和管理作用,应面向多个项目,加强对多个项目的管理与控制。需要在以下方面进行提高。

  1、项目程序和工作的标准化,加强单个项目管理和控制。

  项目办需要梳理从项目的启动,计划实施,控制,验收整个过程的流程,对项目中使用的工具和模板进行统一整理和优化,总结以往项目知识和经验确定各项活动的标准和关键控制点,使项目能够实现规范化管理。对单个项目加强管理和控制首先从对项目的计划和控制入手,重点检查项目是否按项目主计划在执行,关注项目工作中出现的问题,及项目需要协调的资源,并对项目关键工作的质量进行把关。如果说我们在试点阶段的项目管理是摸着石头过河,那么在推广中,要实现规范化管理和有效控制。

  2、资源的配置和内外协调。

  合理规划配置项目资源,重点关注关键资源,避免出现资源冲突。作为信息化项目最关键的资源是顾问和业务人员,确定各类人员在项目过程中的需求量是资源配置的首要工作。其次是项目组织的会议安排,项目各方领导时间的统筹安排,其它还有一些会议室、培训教室、食堂、宿舍等等一些硬件的合理安排。在做好资源配置同时还要注意内部各组之间的横向接口和协调,要建立整体观念,实现各组的协同管理,建立沟通机制,使项目部人员能够在理念、行动方式、沟通方面顺利畅通。事实证明,多数的问题出现在接口处,因此项目办要加强各模块及各组之间接口处的管理。与外部的协调方面,项目办要做好与项目相关各级领导沟通,做好与企业的各个职能部门的协调,做好合作伙伴以及其他的相关企业的沟通,争取对项目的理解和支持,推动项目工作顺利进展。

  3、重视项目管理方法指导,加强知识管理。

  项目办要指导和推动各成员企业项目的开展,总结实点单位项目管理的整个过程,协助企业进行制定项目总体计划,指导项目管理工具和模板的使用。项目办要加强知识管理,整理和优化项目管理知识和技能,减小后续项目的风险,提高项目执行效率,同时也可以为其他产业集团信息化提供借鉴。事实证明,一个项目的知识积累量占总知识量的70%,在知识转移中逐步沉淀,真正能在下个项目中使用的只有25% ,项目的知识管理需要项目办

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