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项目沟通:跨过障碍避免邮件战争

2019/4/24 17:04:00 |  2475次阅读 |  来源:公众号项圱(PM-ecology)   【已有0条评论】发表评论

管理就是沟通,沟通,再沟通。

                              ——杰克·韦尔奇


对组织进行调查,你总会发现组织成员说,存在沟通问题。这就是生活中的事实。


总裁召集三个厂长说:“今年效益不好,中秋节什么都不发”。


A厂长如实传达后,众员工愤愤然。


B厂长传达后又说:“上头还说要裁人,不过,因为我力争,所以我们厂不裁人了”,众员工欢呼、暗自庆幸。


C厂长传达后丢下一句:“上头还说要裁人”,即转身离去,众员工皆到C厂长家送月饼。


这就是沟通!


在所有的项目管理技能中,沟通是最重要的。大项目经理的主要工作就是与相关方沟通,在某种程度上,项目的成败取决于相关方之间沟通的有效性。


《PMBOK?指南》将沟通管理作为一个专门知识领域,还建议项目经理花75%以上的时间在沟通上,可见沟通在项目管理中的地位。

沟通中最大的问题,是已经产生的错觉。


梅拉比安沟通信息模型


一次,我在清华大学给一总裁班上课时,做了一个实验。首先,让课上所有学员放下手中所有物品并让大家注视着我,这时大家怔住;然后,我要求道:“请大家按照我的要求做——请举起你的右手!”,与此同时,我也高高举起自己的右手;接着,我连续重复了三遍:“请大家按照我的要求做——请举起你的右手!”……稍作停顿,我边将右手拍向自己的额头边命令道:“拍下巴!”,在场的学员们几乎都将自己的右手拍向了自己的额头。


我开始询问大家为什么几乎都拍了额头,结果有学员立即举手:“郭老师,你言行不一致!”笑声一片。


“我说得是‘请大家按照我的要求做’而不是‘我怎么做你们也怎么做’!”


该学员放下了手。


加州大学艾伯特·梅拉比安(Albert Mehrabian)教授研究后发现:在沟通中信息有55%的意义来自于仪态、姿势、表情等非语言信息,38%的意义来自于语气、声调、速度等副语言信息,仅有7%的意义来自于字词等语言信息。这就是著名的梅拉比安沟通信息模型。

梅拉比安沟通信息模型


可见,一个人说什么不重要,要看他做什么,更要看他让人感受到什么!总之,面对面的沟通是最有效的沟通方法。


沟通信息漏斗


信息是因人而异的,人们会对客观的数据资料进行主观地筛选、过滤、加工和处理。在沟通过程中,信息的发送方有责任发送清晰、完整的信息,以便接收方正确接收;也有责任确认信息已被正确理解。接收方则有责任完整地接收信息,正确地理解信息,并及时确认收到和理解信息。


在沟通过程中,每一个环节都可能存在噪声、误解或其他障碍。这些障碍会形成“信息漏斗”,也就是:

信息漏斗


假如我们想表达的信息总量是100%,那么受到各方面的影响我们实际上说出来的话可能只有想说的80%。因为受到环境、说话人的语速、方言等各方面的影响,这些话被别人听到的可能只占我们想说的60%。同样,这些话的含义能被听到者准确理解的程度可能只占到我们原先想表达意思的40%。理解之后,这些话能够让他们记住的也可能只占到原来我们想表达意思的20%。能够落实到行动中的起作用的信息就更加微乎其微。


理解沟通方式

相关方之间沟通方法有很多种,归纳下来大致归为3类:


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