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预防项目范围蔓延的三大原则

2021/7/7 20:31:41 |  204次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

引 言

在规定时间里有效利用资源,完成项目交付,获取干系人认同,是项目经理的核心工作。实施过程中如何做好需求管理,避免项目范围蔓延引发的成本增加或进度滞后,是项目经理共同的痛点问题。

本文通过归纳需求变更管理中常见的问题现象,总结了预防项目范围蔓延的一致性、合理性、规范化三大原则,供诸位项目经理用于预防与解决项目范围蔓延问题。

01一致性原则

一致性原则:包括需求交付、需求变更管理流程和相关术语等统一定义,以及各方对需求范围、需求描述的理解达成一致。

常见问题现象:客户前期不熟悉产品或需求细节,前期已认可的需求,在业务验收阶段提出大量细节变更,甚至要求整个模块调整实现方案,造成项目的返工,影响团队士气,严重时将导致项目无法按期交付。

预防与解决方案:

1、 统一定义需求关键词和功能模块用语,可通过原型法提供产品模型,使客户方提前参与产品体验,提升对产品熟悉度,保证需求理解一致;

2、 审查项目角色与职责,确定项目组织架构,明确需求允许实施与变更的最终决策者,制定统一的决策机制;

3、 提前规划关键阶段性交付成果物的验收计划,创建WBS把项目可交付成果和工作分解,确保各方对交付成果与工作任务的理解,如邀请客户方参与,及时检查各阶段性交付成果物是否符合期望,若发现偏差及时做出相应调整,保证对最终交付产品的认可。

02合理性原则

合理性原则:是指遇到需求调整时,应分析与评估需求与项目目标的匹配度以及需求实现的可行性。

常见问题现象:考虑维护客户方合作关系,一般很难直接拒绝客户方所提要求,但缺乏有效引导挖掘客户真实需求,导致需求范围偏离实际项目目标,或者团队成员为追求完美的产品功能,不断调整实现方案,最终造成产品无法按期交付。

预防与解决方案:

1、 需求范围调整时,应与客户方确定所需实现的目标做匹配,安排团队或专家评估可实现方案对进度、成本等影响,若存在多个需求调整时,还应明确需求优先级,并与各方对解决计划和方案达成一致。

2、 当团队成员发现产品功能存在不完善时,应评估影响以及确定是否属于项目交付范围内,通过CCB决策变更调整功能方案,避免盲目的镀金现象。

03规范化原则

规范化原则:是指按照约定的变更流程执行需求范围变更,保证信息透明化,并做好跟踪与记录。

常见问题现象:无相关书面记录,接受口头形式的需求变更,导致需求变更后无法及时跟踪。

预防与解决方案:

1、杜绝口头变更,对特殊紧急情况下提出的变更请求,可建立快速响应小组与决策机制,确定需求变更统一扎口人与最终决策者,保证相关方能按照流程规范执行变更,便于统一管理变更,做好跟踪与记录。

2、及时同步需求进展情况,合理利用项目例会、周报、月报等形式传递信息,保证项目信息透明化,使相关方及时了解项目范围、成本、进度实际进展与偏差情况。

结束语

随着市场环境变化,项目经理将面对越来越复杂的项目环境,控制需求范围以成功交付项目,是对每一名项目经理考验,希望以上分享总结能对大家以后项目管理的道路上提供帮助。


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