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高效沟通,让项目管理事半功倍

2021/7/15 22:24:33 |  241次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

在项目管理中,如果说项目计划是整个项目管理活动的基石,那么沟通则是项目运行的加速剂。沟通贯穿项目的全生命周期,影响项目的进度和质量;沟通管理是项目管理的重要组成部分,也是项目经理必须要具备的能力。

做好沟通管理,项目经理可以更加了解项目和项目成员,做出准确、及时的决策;同时,良好的沟通和交流还能够有效提高团队凝聚力、提高项目成员的工作积极性,从而提高工作效率和质量,帮助项目成功交付。而如果项目团队内的沟通管理没有做好,则可能出现信息传递不及时、进度延误、项目成员之间矛盾重重等隐患,从而影响项目的正常运转。

01项目沟通管理的类型和目的

项目经理在项目管理中主要起到“上传下达”的作用,沟通在其间贯穿全线,是项目经理的必修课。

对项目经理来说,沟通对象主要有管理层、执行层和客户,此三者对项目管理的关注点不同,因此,项目经理需要根据不同的角色特征和关注点,做好针对性的沟通,提高沟通的效率和质量。

第一类:管理层

管理类人员包括高层领导、PMO和部门经理或者资源经理,他们掌管项目的战略、资源和预算,一般不会深入参与到具体项目中,对项目的了解不会非常深刻。加强与管理层的沟通,可以帮助项目经理了解企业战略方向、获取项目资源与预算,也能让管理层更加了解和相信项目,从而获得更多的关注和支持,提高项目的成功率。

第二类:执行层

执行层是负责执行和落实项目具体任务的人员,来自于企业的各个部门,拥有不同的技能和性格,直接影响着项目的进度。项目经理对执行层的沟通管理要分为两个方面,一方面按照执行人员的技能、经验进行科学安排项目具体的任务,并提高执行人员的配合度;另一方面,项目经理要对执行人员的任务完成情况有所了解,及时搜集进度反馈,并解决可能出现的风险或问题。

第三类:客户

对于一些乙方IT项目来说,项目经理还要和客户打交道。客户提出项目需求,检阅项目质量,并决定项目是否可以成功验收,可以说是握住了项目的命脉,项目经理需要处理好与客户的关系,了解其真实的项目需求,分析项目变更的本质和原因,如期推进项目成功上线,从而提高客户满意度和项目成功率。

02如何做好项目沟通管理

不管是对高层领导展示项目价值,以获取更多的资源和支持,还是监控和管理项目成员的任务执行,从而提高工作效率和质量,又或者是加强对客户的了解和交流,提高项目成功率,都绕不开一个关键要素——全面掌握项目信息。可以说,项目沟通管理的过程,就是对项目信息进行个性化处理的过程——项目经理要根据不同的项目角色特征,切换自己的角度和身份,用不同的信息来与之对话。

在项目管理角度,这类“信息对话”并不仅仅是通过即时通讯工具的“聊天”,更多的是将项目信息数字化,进行“发布与反馈”,也就是信息化管理。

如果企业的项目数量较多,几十个以上项目的,没有专业的项目管理工具支撑,项目经理的工作量会很大,沟通效率和质量都会大打折扣,不可能全面了解项目状态。因此,当企业发展到此阶段,需要搭建专业的企业级项目管理平台,借助专业的项目管理工具,做好沟通环节的信息处理,提高管理效能。

1.里程碑计划,让管理层了解项目进度和重大成果

管理层作为决策人员,关注的项目往往几十个甚至上百个,没有精力也没有必要了解某个项目的具体安排,如果项目经理在和管理层沟通时,传递的都是执行层面的零碎内容,管理层是无法从中获取有效信息的,也很难体察到项目经理的专业水平,后续如果项目出现变更或者延

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