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新入职的公司引进易趋云项目管理软件,说说使用心得

2022/3/31 11:31:36 |  186次阅读 |  来源:   【已有0条评论】发表评论

最近,新入职的公司,引进了一套系统(易趋云项目管理软件,简单培训使用过后,感觉工作效率提高了不少,简单分享一下我的使用心得。

在分享使用心得之前,我想先小小吐槽一下之前比较影响工作效率的一些小问题。

首先是工作任务汇报:无法在日常工作中及时高效地跟领导沟通汇报自己的工作进度。

●开不完的例会,填不完的日报

每周需花半天时间开例会,汇报上周的工作情况、下周的工作安排以及确认领导额外的工作安排。每日下班后需要在微信群发送日报以及当日的数据统计(通常是手动去系统拉数据自己分析统计,经常晚上10点还在进行数据统计,倔强的打工人!)

其次是工作任务临时的增加,会导致经常忽略其他工作的完成。

●工作计划永远赶不上随时空降的任务

在一周的工作处理时,领导会根据业务方向的调整,进行任务的增加。工作一多处理时就乱了,顾此失彼的感觉;我也会在每日罗列出当日需要完成的工作,但是临时的会议就会打乱一天的规划~哎!人生无常,大任务包小任务。

第三是费用报销不能跟进处理进度。

●费用报销一直在“走流程”

费用的报销通过纸质版填写上交,经常是一两个月也没有报销下来,问就是在走流程了,也不知道流程走到哪一步。同事每天处理的工作也多,也不能每次都去询问,只能默默等待。


槽点分享完了,不知道有没有感同身受的伙伴,那接下来就分享一下我的新软件使用心得。第一次接触这种专业的项目管理类软件,工作处理都可以在上面解决,还是挺适合我这种社恐人士。我总结了以下几点:

1.易趋云使用起来很方便,不用再额外下载,在线登录就可以使用


2.它是一款专业的项目管理软件

我是怎么定义专业与否呢?就是遵循国际项目管理方法论如PRINCE2、PMBOK等,它贯穿项目全生命周期和业务流程的就归为专业项目管理软件,而像一些轻量的任务协作软件的话则不算。

3.使用学习成本稍高

如果要使用到大部分功能的话,使用操作上学习成本比钉钉、worktile等产品要高一点,因为是企业级项目组合管理软件,所以功能模块覆盖满足了不同层级人员的需求,功能较多。但是项目成员主要是接任务、填工时和报销费用这三大模块,所以,对于项目成员来说,操作挺简单的。

4. 提升工作效率的三大模块:接任务、填工时、报销费用

(1)接收任务

●系统预警,便于任务优先级处理

下图为易趋系统个人面板视图:我一般通过查看个人待办来获取工作任务以及相关交付物的具体情况,比较方便的就是做了可视化的图标用来提示工作的任务完成情况。

通过不同颜色占比来了解工作的情况:红色、绿色、橙色分别代表进度拖延、进度正常以及进度稍微延缓。我会根据系统的提示,对未完成的工作按照时间优先级排序处理,避免工作的延误。


(2)填报工时

●对内:掌握个人工作任务

我会以周作为一个时间节点,每周一进行下周工作任务的工时填报,具体到每个任务开始、结束时间、所需工作时长(按小时计算);领导下发的任务也可以查询到,加入工作计划。如果工作内容有变动也可以及时进行工时的修改。(详见图2)

●对外:便于跟领导汇报工作进度,及时反馈调整

在系统工时的填报提交后,领导会即时收到申请进行审批,避免了工作汇报不及时。每日下班前完成任务后,只需拖到进度滑块,就可以向领导汇报工作进度,操作简单。

(3)报销费用

费用填报写清明细以及上传电子发票的附件即可,提交之后就可及时查看处理的进度;与工作模块在同一系统处理,避免多系统使用的复杂性。如果审批人对报销有疑问,退回后,系统也会即时进行消息反馈提醒。




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