对ERP专案所有方面的计划、组织、管理和监控,是爲了达到专案实施後的预期成果和目标而采取内部和外部的持续性的工作程式。这是对时间、成本,以及産品、服务细节的需求相互间可能发生矛盾进行平衡的基本原则。以下是结合实施ERP专案的实际经验,介绍ERP专案管理的主要内容、工具和方法。
一、典型的专案管理回圈
一个完整的ERP专案通常包括三大阶段:需求分析、系统选型和系统实施;在系统实施阶段又可细分爲实施计划、业务类比测试、系统开发确认、系统转换运行、运行後评估五个主要步骤。专案管理围绕整个ERP专案的全过程,对专案的立项授权、需求分析、软硬体的评估选择,以及系统的实施进行全面的管理和控制。一个典型的ERP专案管理回圈通常包括:专案开始、专案选型、专案计划、专案执行、专案评估及更新和专案完成六项主要内容。图1反映了ERP专案的实施阶段和专案管理回圈之间的关系。
1. 专案开始 专案开始阶段主要针对ERP专案的需求、范围和可行性进行分析,制定专案的总体安排计划,并以"专案合同"的方式由企业与ERP专案谘询公司确定专案责任和授权。
在专案开始阶段进行的专案管理主要包括以下内容:
需求评估 对企业的整体需求和期望作出分析和评估,并据此明确ERP专案成果的期望和目标。
专案范围定义 在明确企业期望和需求的基础上,定义ERP专案的整体范围。
可行性分析 根据专案的期望和目标以及预计专案的实施范围,对企业自身的人力资源、技术支援等方面作出评估,明确需要爲配合专案而采取的措施和投资的资源。
专案总体安排 对专案的时间、进度、人员等作出总体安排,制定ERP专案的总体计划。
专案授权 由企业与ERP专案谘询公司签订ERP专案合同,明确双方职责,并由企业根据专案的需要对谘询公司进行专案管理的授权。
2. 专案选型
在明确了专案的期望和需求後,系统选择阶段的主要工作就是爲企业选择合适的软体系统和硬体平台。
系统选型的一般过程爲:
筛选候选供应商 专案谘询公司根据企业的期望和需求,综合分析评估可能的候选软硬体供应商的産品,筛选出若干家重点候选物件。
候选系统演示 重点候选物件根据企业的具体需求,向企业的管理层和相关业务部门作针对性的系统演示。
系统评估和选型 专案谘询公司根据演示结果对重点候选物件的优势和劣势作出详细分析,向企业提供叁考意见;企业结合演示的结果和谘询公司的叁考意见,确定初步选型,在经过商务谈判等工作後,最终决定入选系统。
在专案选型阶段的主要专案管理工作是进行系统选择的风险控制,包括:正确全面评估系统功能,合理匹配系统功能和自身需求,综合评价供应商的産品功能和价格、技术支援能力等因素,以及避免在系统选型过程中可能出现的贿赂舞弊等行爲。
3. 专案计划 专案计划阶段是ERP专案进入系统实施的啓动阶段,主要进行的工作包括:确定详细的专案实施范围、定义递交的工作成果、评估实施过程中主要的风险、制定专案实施的时间计划、成本和预算计划、人力资源计划等。
确定详细的专案范围 对企业进行业务调查和需求访谈,了解用户的详细需求,据此制定系统定义备忘录,明确用户的现状、具体的需求和系统实施的详细范围。
定义递交的工作成果 企业与实施谘询公司讨论确定系统实施过程中和实施结束时需要递交的工作成果,包括相关的实施文档和最终上线运行的系统。
评估实施的主要风险 由实施谘询公司结合企业的实际情况对实施系统进行风险评估,对预计的主要风险采取相应的措施来加以预防和控制。
制定专案的时间计划 在确定详细的专案范围、定义递交的工作成果和明确预计的主要风险的基础上,根据系统实施的总体计划,编