0 引言
对于项目管理的今天,特别是IT项目,良好的沟通已经变得越来越重要,直接影响到项目的成功。聪明的老项目经理曾经告诉笔者,超过百分之九十的项目问题,他可以追溯到沟通的问题。
口头沟通,书面沟通和聆听的技巧常常在非常成功的人士与不如他们成功的人士之间有显著的区别。沟通失败常常是项目—特别是IT项目———成功的最大威胁。
沟通是保持项目顺利进行的润滑剂。
1 IT项目的特点
人们通常把从事计算机专业的人描绘成书呆子,他们喜欢躲在角落里面摆弄计算机。热衷于游戏,当计算机专业与非计算机人士进行沟通时,就好像他们在与另一个星球来的人交谈一样。
IT领域在不断的变化,这些变化产生了大量的技术术语。尽管使用计算机的人越来越多,但是用户与开发商之间的差距也随着技术进步也越来越大。
大多数学计算机专业的学生在学校里接受的教育都是学习技术技能,很少有沟通(听、说、写)心理学、社会学和人文科学方面的课程。
而且在工作几年之后,周围的同事都是类似背景的人,这些沟通方面的“软技能”更加退化。其实这些软技能正是IT专业人员最需要的,当你在运作一个IT项目时不可能完全把技术技能和软技能分开。
为了使项目成功,每个成员都需要这两类技能,而且这两类都应该通过正规教育和培训得到不断提高。项目是独特的一次性任务,项目管理是在各种资源约束下,引导项目组织成员一起完成项目任务目标的过程。
大多数项目组织是临时性的组织,在项目的初期成立,项目任务完成后组织解散。因为项目任务的需要,项目组织成员来自不同的专业背景,既有IT专业人员,也有非IT专业人员,没有长期共同工作的基础。
这时,只能依靠良好的项目沟通,在组织内营造出和谐愉快健康高效的沟通氛围,尽快统一项目成员的工作思想,提高员工的工作积极性,才能很好地完成项目绩效目标。
2 IT项目沟通管理过程
在项目管理中,项目沟通管理的目标是及时而适当的创建、收集、发送、存储和处理项目的信息。项目沟通管理过程包括:
①沟通计划,可以归结为这个关键问题:谁需要什么信息,他们什么时候需要以及以何种方式;
②信息发送,包括及时向各利益相关者提供所需信息;
③绩效报告,包括收集并发布有关项目绩效的信息,包括状态报告进展报告和预测;
④管理收尾,包括收集和分发信息阶段或项目的完成正规化。
2.1 IT项目沟通计划
沟通计划的主要组成部分包括:
①需要和谁沟通;
②何时沟通;
③怎么沟通;
④需要沟通什么;
⑤多久沟通一次;
⑥什么时候以团队形式开会;
⑦什么时候和利益相关方沟通,以何种方式;
⑧使用什么媒介,什么时候用,为了什么目的;
⑨团队沟通,内部的,外部的,还是领导层。
“谁”需要“什么”?在任何项目中,都要解决这两个主要问题。“谁”描述了利益相关者与你和你的项目团队需要。“什么”描述他们需要的信息。并非所有的利益相关者将需要相同的信息。
当然,这听起来很明显,但你是否曾见过一个项目经理给每个人发出了所有的项目信息,甚至仅仅是听说过这个的项目的人,这家伙认为他得涵盖所有的人,因为每个人都有所有信息。
这种方法存在的问题就好比一次性给你的猫整整一袋猫粮:按需所给,否则会导致混乱。有一个工具,可以帮助项目经理和项目小组,以确定谁需要参加沟通。
最困难的部分,是如何规划