1、有效沟通需要的基本条件
根据沟通模型,任何一个要素都可以影响沟通的有效性。但是,有效的沟通主要取决于发送者和接受者对沟通的态度和环境。1)具有明确的沟通动机和期望。沟通动机不明确或没有沟通的期望,人们也就无法做到有效沟通。2)相互之间文化背景的了解。工程项目各相方的人员在进行信息交流时,最好具有共同的文化背景,不同文化背景的人之间交流,要努力了解对方的文化背景差异并尽力适应对方,否则就无法进行有效的沟通。3)搭建沟通的平台,能够及时传递和交换信息,确立协商机制。
2、项目管理中沟通体系的建立
一个比较完善的沟通管理体系应该包括沟通计划的编制、信息分发、绩效报告和管理收尾几方面的内容。1)沟通计划决定项目干系人的信息沟通,即谁需要什么信息,什么时候需要,怎样获得;2)信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人;3)绩效报告搜集和传播执行信息,包括状况报告、进度报告和预测;4)项目在达到目标或因故终止后,需要进行收尾,管理收尾包含项目结果文档的形成,报告项目记录收集和对项目的效果(成功或教训)进行的分析,以及这些信息的存档(备用)
3、沟通管理在项目管理中的应用
(1)识别项目的参与者。做为工程项目的管理单位,在项目开始之前,需要根据经验,识别出本项的主要参与者。
(2)对项目所处的阶段和任务进行划分。明确每个阶段需要解决的问题和要获得的成果。
(3)根据上面的划分,确定沟通的方式、对象、频率、获得的成果等编制沟通计划表。例如,针对日常沟通:同样,针对工程项目的阶段(里程碑计划),也可制订类似的沟通计划表,限于篇幅限制,不一一列出。
(4)执行沟通计划表,同时进行动态调整和跟踪。
(5)生成计划的有关报告。
①执行情况报告涉及执行情况的收集和发布,以便向项目相关人提供有关资源在如何完成项目目标的信息。该过程应包括:状态报告-描述项目目前所处位置。进度报告-描述项目队伍的成绩。预测-预测项目未来的状况和进度。执行情况报告一般应提供关于范围、进度计划、成本和质量的信息。许多项目还要求关于风险和采购的信息。执行情况报告的方法和技术:执行情况审查。执行情况审查是评价项目状况或进度的会议。执行情况审查通常与以下描述的一种或多种执行情况报告技术一起使用。②偏差分析。偏差分析涉及将实际项目结果和计划的或预期的结果进行对比。虽然最常进行的分析是成本和进度的偏差,但在范围、质量和风险分析领域与计划的偏差分析通常是同样甚至更为重要。③趋势分析。趋势分析涉及随时检查项目执行结果以确定执行情况是在改善还是在恶化。
(6)其他需要明确和注意的问题执行沟通计划的前提是项目管理组织有合适的组织形式,明确的人员分工和岗位职责,否则一切都无从谈起。文件的收发登记、项目相关人员的联系方式的及时变化跟踪、会议的记录等都是沟通计划的有效部分。项目管理的全部要素,都可以包含在沟通计划中。明确有谁、在何时同谁沟通、通过什么方式获得何种结果。制订沟通计划,要注意阶段划分。界面不可重复也不能遗漏。
一个目标明确易于操作的绩效考核标准,有助于推动沟通计划的执行。同其他计划一样,沟通计划也需要按照“P-D-C-A”循环进行动态管理。