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国际工程建设项目文档控制管理案例分析

2012/12/4 9:30:45 |  4241次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

在众多采用总承包项目管理模式的国际化工程建设项目中,国内的工程建设项目总承包商逐渐意识到了文档控制管理在项目管理实施过程中的重要性和必要性。

下面通过两个国际油田项目的实践案例,重点讲解文档控制小组隶属于不同的总承包商项目部职能部门的工作特点及存在的主要问题。

案例分析1

  某国际油田项目,由两个独立的区域组成,主要地面设施包括:两座集油站、一座中心处理站、三条油气外输管线和一条新鲜水管线组成。在该项目中,文档控制工作小组隶属于行政部,通过整体外包的形式开展文档控制工作。该项目为EPC总承包项目,项目文件主要包括以下五个部分:

  信函、会议纪要、备忘录等文书类文件;

  项目管理类文件;

  工程技术文件;

  供货商文件;

  合同商务类文件。

  根据EPC总承包项目的特点,文档控制工程师主要分布于设计、采购、施工三个部门,在关系上隶属于行政部文档控制小组统一管理。信函、会议纪要等文书类文件及项目管理类文件由行政部文档控制小组统一管理,工程技术文件由设计部文档控制工程师负责管理,供货商文件由采购部文档控制工程师负责管理。文控团队主要的工作职责包括以下内容:

  负责项目文书类文件、管理类文件、工程技术文件、供货商文件及合同商务类文件的收集、整理、流转、归档、管理、统计、检索、借阅等工作;项目经理博客

  负责项目应用的各类文件模板的编制及修订;

  定期对项目文件进行检查、评审,包括对项目文件的查借阅情况、存档准确性,以及是否按项目文档控制程序执行等。项目管理者联盟

  通过对项目文档控制工作的总结,国际大型工程建设项目通常需要文控人员兼顾一些文档控制工作以外的其它工作内容,这对于文控人员来说是一个较大的风险。明确文控人员的岗位职责和工作界面,将文档控制工作落实到具体的岗位中,增加工作界面协调管理制度,使项目文档控制涉及的每项工作有理可依、有据可查,能够大大提高文档控制工作效率,提升项目文档管理的工作质量,进而辅助项目管理相关工作有序开展。

此外,项目各级领导的重视及明确的文控组织机构与隶属关系同样是项目文档控制工作的重要保障。在项目执行过程中,通常会在各职能部门设置项目秘书,由项目秘书负责信函、会议纪要等文书类文件的起草,并与文档控制工程师形成清晰的工作界面,相互配合完成工作。

  国际项目通常要求更加严格、规范,通常国外项目称呼的文档控制工程师都具备十年以上,甚至更久的项目文档控制实际工作经验。国际项目的执行规范要求更加细致,国际项目的控制程序和工作流程通常是非常详实的。一般国际项目的业主都会要求使用国际知名的文档管理系统,对项目产生的电子文档进行统一的管理。国际项目的项目管理要求较高,一般都会与不少国内外的知名企业合作,所以标准化的项目管理实践,可以使项目工作顺畅有效的开展,使项目涉及的各单位、各界面都能够更好的协作。

  案例分析2

  某油田地面工程项目分两期建设,一期300万吨/年,计划于2011年6月30日机械竣工;二期600万吨/年,计划于2011年12月30日机械竣工。主要包括:原油中心处理站、电站、气处理装置、注水站、水源站、外输管线、单井、计量站、集输管线、输电线路等工程由于该项目规模较大,产生的项目文档种类和数量繁多,因此在文控执行模式方面,项目部根据项目特点,将文档控制小组归至控制部,与工程进度控制、质量控制、费用控制等项目控制职能划在一起,对项目进行统一控制和管理。

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