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职场中各类会议的学问

2013/3/14 13:09:15 |  4366次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。既然是讨论交流,那其中肯定会有不少学问,我们不妨来多做些了解。

  如何跟客户开会

  第一、明确跟客户开会要达成什么目的。

  开会之前要明确会议的重点是什么,需要准备哪些东西,会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情,他们自己都不知道要说什么,这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题,不然就是浪费时间。

  第二、明确自己在会议上扮演的角色。

  分类来讲,如果是跟客户分享我们的服务或者产品,我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务,就要多听少说话。我们的角色是出主意的人,还是了解信息的人,还是帮助客户去说服其他人等,都要搞清楚。

  需要注意的是,有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司,还会有参与项目会议的其他公司,比如研究公司、创意公司等。这种情况下,有些时候我们在项目的意见上会有很大的分歧,我们就需要注意自己的参会角色,斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分,一般来说不会特别去强调或反对,但同时也不能一味地让步,这就需要权衡。切记不能喧宾夺主,否则会给自己和客户带来更多的麻烦。

  第三、要符合客户口味。

  开会前要做好充分的准备,要明确自己跟客户的关系,要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格, 有的客户喜欢看图片,有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输,需要把握好方式。

  第四、会议结束一定要总结。

  这是会议结束后必须做的一件事情,总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西,客户一转头就忘了,日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责,另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。

  客户培训会怎么开

  第一、明确开会的目的和对象。

  开会前我会通过销售部门的同事从客户那里明确他们想知道的内容,一般会要一个提纲,然后准备相关的素材、做PPT.如果对方是较高级别的人,就不会讲过于细节的东西。一般会介绍一下视频行业的发展趋势、奇艺网的理念以及整个互联网行业的发展。

  第二、当听众三心二意怎么办?

  如果开会地点允许的话,我不会坐着讲。因为开会的人也坐着,各自对着各自的电脑,如果双方没有目光交流,听众很可能听一会儿就去做自己的事情或者发困。一般来讲,我会站在投影仪的边上讲PPT,让听众在看到PPT的同时也看到我,通过抑扬顿挫的声音和相互交流的面部表情来吸引听众的注意。

  在开会过程中加上一些互动,比如讲到发展历史、社会热点现象时,可以顺势提几个小问题,使听的人不至于睡着或者走神。

  当培训会的人数比较多的时候,演讲时不可能照顾到每一个人的表情,就要下意识地增加一些互动环节,比如有奖提问,给回答正确的人分发小礼品;也可以做一些比较风趣幽默的阐释,利用社会的热点问题做一些类比等,以此提高大家的收听兴趣。第三、需要注意的问题。

  一般我会尽量控制时间,预留10~20分钟时间给到QA环节,看大家有什么问题、意见和建议提出来。有的企业比较喜欢提问,而且问题也很尖锐,这些都能应付。最可怕的是讲完之后大家发愣,没有任何问题。可能是他们不能了解我讲的,或者他们不感兴趣, 或者我讲得不好。

  这时候我会跟相关同事沟通,看下一步还需要讲些什么,需不需要会后发书面资料给他们,或者将来准备内容的时候有什么需要注意的,为下次的培训积累经验。

  跨部门沟通会怎么开

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