大约100 年以前，美国人亨利·马丁·罗伯特将军出版了《罗伯特议事规则》，此后的一个世纪以来，人们将此书奉为民主议事的圭臬。《罗伯特议事规则》的伟大之处在于其为开会这件平常事建立了一套完整的流程，让会议不至陷入无序，引起矛盾，还保障了决策的合理性。
可如今，我们的会开得还是缺少章法，大会开得繁琐，小会开得随意，开会之前稀里糊涂，开会之后也没能明白清楚。人们普遍对开会没能增加多少好感，只是不断地开会，“文山会海”依然是很多公司做事效率低下的真实写照。
把罗伯特的理论套用到企业的现实中来，我们在这里简而化之地梳理一份适用于企业开会的方法，看看为了一个高效而美妙的会议应该做些什么。
弄清究竟为何来开会
开会必须具有目的性，意在通过众人讨论做出某项与公司利益相关的决议，一个不知道为什么而开的会必然以跑题和沉默为主。每个与会者在进入会议室之前，都应该已经想好自己的观点和今天要说的话。“头脑风暴”严格来说并不是有效的会议形式，因为即时的提出想法，很难做出最优的选择。借用开会讨论，激发想象，从无到有创建新的方案，实际上往往是不得以而为之的做法。开会讲求有备而来，每个人构造想法的过程应该在会前完成，开会的任务只有一个——就问题找出最好的解决办法。
因此要有一些会前的工作，议程、需要讨论的内容以及每个人的相关任务，应该有专人负责起草和发送邮件，即便是例会，这么做也能够增强员工们的重视程度。当然，员工也可以在邮件中提出新的问题，让大家尽早形成想法。另外，有一个小技巧可以让员工们对会议更有准备和期待，就是提前透露会议上要决定的事宜和可能将要达到的效果，此举等于对会议进行了提前的预热和炒作。
假如会议只是单纯地布置任务，作用多半不会太积极，因为大家没有获得自己的表达时间和话语权，一味地坐着听命，容易导致情绪低落。如果能够以邮件或私下沟通的形式代替，则会显得更为得体。