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多项目时间管理经验分享

2015/11/9 0:06:58 |  1792次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

  人的一生中要搞定多少项目?职业生涯?公司并购?论文?旅行?养孩子?照顾家庭?我想一定是数不过来,更可怕的是,不管你前一个项目是否结束,是否结束,后一个新项目都会强行进入 ,这可比老板的要求严格多了。人生其实就是一个大项目,人人都是产品经理,都在解决5个W(Who、What、When、Where、Why)和一个H(How)的问题

  如何能让自己在多项目的管理中更加有效率?更加有掌控力?更加有品质?我分享三个简单的方法,用omni focus举例(其实Doit.im也是一样用法)。

  批次处理应该是最实用的提高效率的方式 ,举例:

  把需要电话解决的事情,比如说5件,列在一起,然后一次性全部打出去,比把5个电话分散到上午打2通、下午打3通,效率要高,为什么呢?

  因为这样合并了每次打电话的启动成本和结束成本 ,不知道你有没有这样的体验:

  1、打电话前除了准备好要说的内容,还要准备好打电话情绪和状态(从工作的烦躁状态切换到跟客户打电话的热情饱满状态)。

  2、要把当前的工作放下,去打电话,然后再切换回刚才的工作,这也是非常大的成本,有的时候状态很难再切换回去,挂掉电话之后就不想再写刚刚开了头的文档了。

  所以,批次处理就是让你一趟地铁直达,而不是换五趟地铁才到, 这样一来,效率自然提升不少。

  接下来的问题是,如何在多项目管理中尽量多的用批次处理的方法搞定行动,推动项目,分3步:

  第1步:设置你最常用到的情境

  情境不需要设置太多,5个以内就ok ,否则自己会比较容易忘掉,可以设置情境的忘了设置情境,那么你将对整个情境产生不信任的感觉,所以宁愿一开始的时候少一点,但是一旦符合条件的行动,就必须加入情境。

  我的情境有三个:

  1、phone:需要通过电话解决的事情。

  2、Going out:需要外出解决的事情,比如说,三个项目都有需要外出解决的事情,有的是跑合同,有的是买材料,有的是拜访客户,那么当你今天必须要出门的时候,不如就把今天定为“外出日”,列出所有需要外出解决的事情,出一趟门,全部搞定!

  3、Waiting:授权出去后需要等待回复的行动,我都会加上这个情境,我猜你一定在授权出去的行动上加了时间底线对吧?所以你觉得时间底线到了,你再去催他,不就ok了~我以前就是这么做的,但后来发现到了时间底线那一天去催他的时候才发现,他完全会错了意,搞错了方向,于是不得不重新来过,所以后来我打算主动一点,有空的时候就用这个情境把所有授权出去的事情列出来,看看哪个不是很有把握,就主动沟通一下,有人说,在公司里,良好的沟通是高效的基础,我蛮认同的。

  第2步:录入行动时加入情境属性

  这个操作很简单,养成习惯需要一段时间,关键是你要知道你的情境都是什么,还有它们之间的界限在哪里 ,比如@phone和@XX客户,它们之间的界限就不清晰,如果有一个行动是给XX客户打电话,你就不得不二选其一,情境应该是分类,而不是标签,大多数的软件也是这样设计的。

  omni focus里面很方便,快捷键弹出收集窗口,用键盘录入行动,用tab和向下箭头可以选择项目和情境,全键盘操作很舒服。

  第3步:筛选出符合情境的行动

  这一步就很简单了,觉察你现在处在哪个情境下,打开软件看看有什么是现在可以做的,让大脑用来思考和决策,让电脑来提供资料和讯息 。

  你根本不用关心这些行动属于哪个项目,你只要知道,将他们批次处理完,

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