目任务的时间和质量,可以说是项目中最不可控的角色。项目管理中的人力资源管理,很大一部分指的是项目执行人员的管理。
明确角色,了解各个项目成员的特征之后,如何在项目中将所有的人员协同起来?对于高层领导、资源经理(部门经理),怎样才能赢得他们的关注并参与其中?对于项目经理这个在项目中充当中流砥柱的角色,企业怎样才能帮助他们提升项目管理能力?对于项目执行人员,怎样管理其任务进度和交付成果质量?
3、给人员配置得力“助手”,管理更轻松
在项目管理中,不同的角色特征有不同的关注点,但是又需要在同一个目标中保持协作的同步性,为了实现这一点,企业需要给相应的人员配置作为中枢的得力助手,如用专业的项目管理工具,给不同的角色配置不同权限,不同权限对应不同的功能,实现全员关注与自己有关的决策和任务也不影响统一管理和全面协作。
① 理层:实时监控项目状态,提高参与度
管理层包括高层领导和资源经理(部门经理),他们的主要痛点在于,管理的项目多,无法深入地参与每个项目。因此,项目管理工具要做到让高层领导和资源经理(部门经理)了解项目全貌,以提高其监控力度和参与度。
高层领导要了解的是组合内所有项目的状况,包括阶段、交付成果、工时、费用、收益、进度、风险、问题等,如图1所示。易趋将所有项目放在一个图表内,以不同色块显示项目的健康状态,高层领导可随时掌握项目状态,方便其分析和评估项目,做出科学的决策。
资源经理(部门经理)要了解的是人员的时间安排状况,以掌握人员的忙闲状态,如图2所示。当某个人员在某个月显示红色时,意味着该人员任务“分配过度”,可能存在超负荷的情况,要注意是否有资源冲突;当某个人员在某个月显示黄色时,则意味着该人员任务“分配不足”,可以调整分配计划,以充分利用资源,减轻其他人员的压力。
②协调类:两级计划管理,平衡协调各方
项目经理作为项目的实际运营者,如何做好上传下达,满足不同角色的需求是其工作重点之一。易趋的解决方案是面向高层领导制订里程碑计划,面向执行层制订WBS计划。
里程碑计划即管理阶段,在项目的重大节点设置里程碑,汇报项目状态,包括计划完成时间与实际完成时间,以及项目交付成果,方便高层领导评审。
WBS计划是详细的任务分解计划,项目经理在这个计划中落实每个任务的具体责任人和工期,项目的执行人员可按照该计划具体执行任务。
③执行人员:实时进行工时汇报,全面跟踪工作状态
管理项目执行人员的难点在于其工作状态难跟踪,因此项目管理工具需要支持执行人员汇报工作进度和交付成果,减少执行人员的不可控因素。项目成员的状态通过工时单汇报,将工时单数据汇总成项目进度,支撑项目的运行。