制详细的实施时间安排。
制定成本和预算计划 根据专案总体的成本和预算计划,结合实施时间安排,编制具体的系统成本和预算控制计划。
制定人力资源计划 确定实施过程中的人员安排,包括具体的实施谘询公司的谘询人员和企业方面的关键业务人员;对用户方面叁与实施的关键人员,需要对其日常工作作出安排,以确保对实施专案的时间投入。
4. 专案执行 专案执行阶段是实施过程中历时最长的一个阶段,贯穿ERP专案的业务类比测试、系统开发确认和系统转换运行三个步骤中。实施的成败与该阶段专案管理进行的好坏休戚相关。
在专案执行阶段进行的专案管理的主要内容包括:
实施计划的执行 根据预定的实施计划开展日常工作,及时解决实施过程中出现的各种人力资源、部门协调、人员沟通、技术支援等问题。
时间和成本的控制 根据实施的实际进度控制专案的时间和成本,并与计划进行比较,及时对超出时间或成本计划的情况采取措施。
实施文档 对实施过程进行全面的文档记录和管理,对重要的文档需要报送专案实施领导委员会和所有相关的实施人员。
专案进度汇报 以专案进度报告的形式定期向实施专案的所有人员通报专案实施的进展情况、已经开展的工作和需要进一步解决的问题。
专案例会 定期召开由企业的专案领导、各业务部门的领导以及实施谘询人员叁加的专案实施例会,协调解决实施过程中出现的各种问题。
会议纪要 对所有的专案例会和专题讨论会等编写出会议纪要,对会议作出的各项决定或讨论的结果进行文档记录,并分发给与会者和有关的专案实施人员。
5. 专案评估及更新 专案评估及更新阶段的核心是专案监控,就是利用专案管理工具和技术来衡量和更新专案任务。专案评估及更新同样贯穿於ERP专案的业务类比测试、系统开发确认和系统转换运行三个步骤中。
在专案评估及更新阶段常用的专案管理工具和技术有:
阶段性评估 对专案实施进行阶段性评估,小结实施是否按计划进行并达到所期望的阶段性成果,如果出现偏差,研究是否需要更新计划及资源,同时落实所需的更新措施。
专案里程碑会议 在专案实施达到重要的里程碑阶段,召开专案里程碑会议, 对上一阶段的工作作出小结和评估实施进度及成果,并动员部署下一阶段的工作。
质量保证体系 通过对叁与实施的用户人员进行培训和知识传授,编写完善实施过程中的各种文档,从而建立起质量保证体系,确保在实施完成後企业能够达到对系统的完全掌握和不断改善的目标。
6. 专案完成 专案完成阶段是整个实施专案的最後一个阶段。此时,工作接近尾声,已经取得了专案实施成果。在这一最後阶段,仍有重要的专案管理工作需要开展,切莫掉以轻心:
行政验收 结合专案最初对系统的期望和目标,对专案实施成果进行验收。
专案总结 对专案实施过程和实施成果作出回顾和总结。
经验交流 交流分享在实施过程中的经验和教训。
正式移交 系统正式运转及使用,由企业的电脑部门进行日常维护和技术支援。
贯穿上述六个专案管理阶段全过程的工作是:专案的表现衡量和质量管理,以及专案风险的管理控制。本文的下半部分将对这两项贯穿专案管理全过程的工作进行具体介绍。