消耗预算定单也将陆续发生各种成本。所有这些统称为“已分配资金”。当然我们可以使用“资金使用概览”等报表控制预算的使用，但是这种控制是被动的，也就是说，你必须自己去看这个报表才能知道预算使用情况，才能实施某种控制手段，比如冻结成本的发生，或通知相关人员。ERP项目管理系统还提供了主动的“可用性控制”。在执行成本相关的操作时，系统将自动计算已分配资金并和预算比较。如果超过了某个容忍水平（比如“90%预算已分配”，或“预算超过5%”等等），将触发各种系统反映（比如，警告，警告并发送电子邮件或错误信息）。我们可以在后台灵活地定义各种容忍水平和系统的反映方式。系统在计算已分配资金时会自动寻找相关的WBS元素，并自动汇总它下层的所有成本对象的已分配资金。
对于预算控制，系统还提供了各种工具：原始预算编制，预算更新，预算释放和预算结转。预算更新包括了预算增加，预算返还和预算划拨。预算释放功能使得我们可以分阶段部分地释放预算，以避免预算过早的耗尽。预算的结转是指可以将本年未使用完的项目预算结转到下一会计年度。
此外，如果我们使用ERP的投资管理模块。那么投资项目作为企业投资计划的实现工具，将被纳入整个企业投资计划的成本计划和预算控制架构中。
承诺和实际成本
和其他管理会计模块类似，项目实际成本流的来源是ERP系统的各种业务模块。除了实际成本流以外，承诺（指采购申请和采购定单这些将来的成本流）也是项目需要控制的。这些业务模块包括：<1>采购：采购申请，采购定单，收货和服务确认。<2>库存管理：物料领用。<3>财务会计：总帐过帐。<4>管理会计：间接费用法，流程成本（ABC成本法），利息计算，结算（定单），分配，分摊，作业分配。<5>项目系统管理：确认（Confirmation）。
确认（Confirmation）记录了活动或活动元素的进展情况（主要包括实际时间和预计剩余时间），从而使我们可以作出关于项目将来发展的预测。确认的动作在系统中会实现多项功能，其中包括实际成本过帐。我们可以用很多方式来完成确认：<1>单独确认，对个别网络，活动，活动元素或产能的确认。<2>汇总确认。<3>从信息系统出发，生成要求确认的工作流，发送给相关用户进行确认。<4>使用跨模块的时间表（Time Sheet）。时间表是ERP系统中记录个人工作时间及工作对象的工具。说它是跨模块的，是因为时间表的数据可以被很多模块使用，比如人力资源，项目系统，设备维护，管理会计，服务管理等等。<5>使用Internet完成单独确认，汇总确认或填写时间表。<6>通过系统接口，从PDA设备，或其他外部系统输入数据。
项目中的物料
在项目结构这一节中，我们介绍了物料构件可以分配给网络中的活动。这种分配的含义是指这些部件或原材料是在项目的这个阶段所必须的，因此需要被保留或预定。根据项目以及物料的特征，这些物料将通过触发MRP或者采购来获得。从图三我们看到项目系统这个模块从项目的角度集成了销售，采购和生产等模块。而项目中的物料是这种集成的一种重要形式。
项目中的物料是项目管理中一个复杂的组成部分。比如有些物料是直接采购的，有些物料有BOM和工艺路线，是企业内部制造的（如图三中分别指向采购和生产的箭头）。再比如有些物料是纳入库存管理的，有些则完全不纳入库存管理体系。再比如有些库存是项目专用的，而有些是企业统筹计划的。再比如有些库存是有价值的，而有些是不含价值的（或者说