正式启动本阶段工作。由于在单项目系统开发过程中进行系统结构设计时,对多项目结构已统一考虑,加上集团公司和各区域公司的计算机硬件基础良好,基于B/S的系统结构在远程通信速度有保障,本阶段的开发过程顺利很多,工作压力也较前一阶段大大减轻,主要工作是对用户需求的变化进行处理;通过到区域公司调研,对区域公司LOGO、报表模板、工作流程等特殊性要求进行处理等。图2是多项目系统的一个工作界面。
本阶段还强化了成本控制等数据分析和处理功能。以企业成本统计为例,整个企业的工程成本,从工程项目所包括的合同开始,通过以下方式逐级汇总:合同价及其变更费用→二级子项成本→一级子项成本→单项目成本→区域公司工程成本→企业工程成本。通过合同约定的方式,明确工程变更发生7d审定变更费用的做法,保证可以查询到7d前的工程成本信息。工程款支付等信息可类似进行查询。
系统应用时还遇到一些比较复杂的问题,例如,一份工程变更文件,有时不光涉及一个项目中一个或多个施工合同,可能涉及多个区域的多个工程项目,这就需要对工程变更审定的费用进行分拆处理。集团公司的各个项目公司因所在地域不同,当地政府管理要求有一定区别,也对系统提出了不同要求。上述问题有的是在系统开发时考虑到了,一次性予以解决;有的是在系统运行阶段发现的,通过系统升级进行解决。
2.3 参建单位联合应用阶段
多项目管理系统上线应用半年后,系统又进行了一次较大规模的升级,根据集团公司本部和项目公司的需求变化,对系统功能进行调整,同时增加了向参建单位(承包单位、材料设备供应单位、监理单位、设计单位等)开放部分功能,如会议纪要、图纸和工程变更、工程照片等文档的上传、下载等。特别值得一提的是,进度款申报和审批(承包单位申报→监理单位核准→建设单位审批)实现了三方网上办公。具体操作步骤如下。
1)先由建设单位牵头,组织承包单位、监理单位根据合同文件、施工计划等将工程量清单项目合并成形成分项任务,合并原则是便于承包、监理和建设单位按任务的形象进度申报、审批。房屋建筑工程总承包合同工程量清单项目一般在300~500项,合并后的分项任务一般在30项左右,任务字段可在系统中按合同进行自定义。
2)按合同约定进行进度款申报时,承包单位将每一项分项任务实际完成百分比录入系统,系统自动计算该任务当月完成、累计完成的工程量和工程款,全部分项任务当月完成量合计值即为该合同的当月申报的应付进度款基数。录入完成后,通过系统消息通知监理单位进行审核。
3)监理单位对承包单位申报量进行审核,核算每一项分项任务完成百分比并将核算值录入系统,全部分项任务当月完成量核算值合计即为该合同当月核算的应付进度款基数。审核完成后,通过系统消息将审核结果反馈给承包单位,同时通知建设单位进行审批。
4)建设单位审批办法同监理单位。审批完成后在系统中用消息将结果反馈给监理单位,并通知承包单位办理财务付款手续。
通过这种方式,原来要进行8~10d的工作,缩短到0.5d左右即可完成,并且准确性更高,大大减轻了工作负担,受到各参建单位的好评。图3所示工程进度款网上申报、审批流程。
3 系统应用效果
本系统在房地产开发企业自身的需求基础上进行开发,因思路清晰、定位准确,并采取分阶段逐步开发、分阶段投入使用和不断升级的策略,取得了良好的应用效果。
1)企业员工在信息化管理的思想意识方面取得彻底转变。由于信息化系统的应用给工作带来了实在的方便,提高了效率、增加了工作透明度、减少了失误,员工从当初被动使用到主动使用,再到后来积极提出改进建议,使系统更符合使用要求、功能更加完