(高效能人事的7个习惯,Stephen covey)这种方式比积极地去听更有效。人们总有这么一种倾向,总是关注自己的日程表,而不是首先去理解别人的意见。倾听可以帮助你和你的项目团队找到激励不同类型的人工作的因素。
是否能找到关键项目关系人和客户的激励因素可能意味着项目的成败。在你倾听之前,你首先必须要让别人与你交谈。大部分情况下,你首先必须和别人建立一种友好人际关系,然后别人才可能真正与你交谈。
这是一种和谐、一致、协调而亲密的关系。如果没有这种关系,人们将无法进行沟通。
2.3 沟通的复杂性
作为一个项目经理你有很多沟通渠道,并且在你的项目里可能有数以百计的沟通渠道。项目越大就越是有更多的可能沟通失败。这里有一个很漂亮的公式确定沟通渠道的数目(N×(N-1)/2),N代表所有项目相关人员的数目。
大型的项目有许多部分很灵活,分开管理就容易的多,沟通是保持每项工作正常进行的润滑油,解决5个人的小组出现的不信任气氛比500人的团队容易的多。比方说,我们有一个项目有10个利益相关者,包括你的项目经理。
90除以2,和你有45个的沟通渠道。看看有多少可能性造成沟通失败,有点吓人。因此,要有效沟通,必须倾听,倾听项目组正在讨论什么,他们是怎么告诉利益相关者的。
你,项目经理,必须在沟通的中心,你必须是枢纽。另外地理位置和文化背景也会影响到项目沟通的复杂性,例如,如果利益相关者来自不同的国家,那么通常在正常的工作时间安排的双向的沟通会非常困难甚至不可能。
团队成员很少有面对面交流的机会,主要依靠Email、视频会议系统(video conferencing)和基于Internet的协作技术(如Netmeeting)来支持工作,跨地域分布带来的信息缺乏、沟通不足和信任问题,都需要重视。
在国际项目管理中,认识和管理多种文化已成为顺利实施项目管理的重要问题。企业采取何种策略开发跨文化技能、有效解决国际项目管理中的跨文化沟通的问题上,一般会运用下面一种或几种策略:
①提供给不同背景的员工一起学习和工作的实践机会;
②提供跨文化知识的培训;
③选择合适的跨文化团队的成员;
④施行企业文化的多样化政策。
2.4 使用沟通模板来提高项目沟通
IT项目中使用模板十分常见,例如绩效报告(状态报告、进展报告、项目预测),项目档案,正式接受,取得的教训,都以模板为基础提出。什么时间处于什么位置,花费多少,完成需要多久,月度进展情况等。
为了使项目沟通更容易,项目经理需要为项目沟通事项准备一些范例和模板。例如图1就是笔者经常使用的一个项目文档模板样例:bbs
包括项目名称、项目经理、内部资源、项目利益关系者、状态等,所有的项目文档被放入数据库中保存。