资料必须做到规范化管理。有些资料涉及到商业秘密或技术专利,必须妥善保管。针对资料的不同类型,要做到分类别、按时间进行归档并有序整理,建立台账登记制度。对双方来往的所有传真以及翻译稿做到准确和快捷传送;每天的工作日志和备忘录做到一天一签并严格管理,以方便其他部门日后查询,特别是为整个项目结束后的最终商务谈判提供有力的证据支持,利于分清双方责任,提高工作效率,维护企业利益。在国内很多企业都有这样的例子,平时不注重资料的收集和管理,最终谈判时拿不出有力的证据,而不得不作出重大让步,损害企业的利益。
五、加强现场外专和翻译的管理,是搞好涉外项目现场管理的必要条件
每一个涉外合同都规定了外专必须到现场进行服务和指导的条款,另外中方还要为每一位外专配备翻译。由于国别不同,每个人都存在着一些工作习惯、思维方式等方面的差异,如何使他们合理搭配,充分发挥协调优势,调动他们的积极性为莱钢的工程建设服务,是一项非常重要的工作。这就要求项目管理人员勤跑现场,掌握每位外专的情况,使工作中所采取的任何措施做到有的放矢。在搞好工作管理的同时还要注重安全管理,我们通过实践深深理解安全管理的重要性。加强外专在工作期间的安全教育管理是一项非常重要的工作,该项工作如果管理不到位,也会发生意想不到的事情,对莱钢、外专都会产生不利的影响,特别是对莱钢建设和谐社会带来很大的负面影响。为确保外专和翻译的人身安全,必须对他们进行入厂前的安全教育和不定期的安全教育,特别是在现场服务期间,必须遵守现场的安全规章制度,实行佩带工作证、整齐穿戴工作服制度,树立安全防范意识。除了让外专了解莱钢安全规定,还规定各涉外项目负责人勤跑现场,加强和外专的沟通,在取得外专理解的同时,对当场发现的不安全因素和行为立即予以纠正。同时我们把安全延伸工作现场外,外专非工作时间的活动也要确保安全。在外专的理解认同下,我们要求项目管理人员严格掌握外专非工作时间安排,详细了解他们的活动计划,并及时提醒外专注意事项,确保外专非工作时间安全不出问题。另外还加强生活管理,为激励他们长期安心工作,还应当督促、协调有关部门为他们营造一个满意的、安全的工作和生活环境。利用业余时间注意加强与他们的感情交流,了解他们的思想动态,关心他们的生活,尊重他们的信仰和生活习惯,对生活中遇到的难题要想尽办法给予帮助和解决,与外专建立一定程度上的相互信任,增进彼此的了解和友谊,将有利于搞好项目的现场管理工作。
六、重视协调中外双方的工作关系,提高工作效率是搞好涉外项目现场管理的重要环节
在现场中外双方合作过程中,由于人员复杂且素质参差不齐,并非每天的合作都令人满意和愉快,特别是遇到实质性或关键性的问题时,双方代表都站在各自的立场上,优先考虑各自的经济利益,如果处理不当,会影响问题的解决和工程进度。为协调中外双方关系以及避免中外双方工作中的分歧影响到工程进度,作为双方联络纽带的涉外项目管理人员就要及时有效地协调化解矛盾和问题。在不违反合同条款的前提下,本着大事讲原则、小事讲风格的要求,既要维护莱钢的利益和信誉,又不能影响外国专家的工作积极性,必须把握问题的实质并给予深入地理性分析。凡是属于中方原因的就立即通知有关部门克服困难,协助外方开展工作;凡是属于外方原因的,就与其总部联系协商解决,不因拘泥于一点小事而影响整个工程进度。在协调过程中,坚持做到有理、有据、有节,不卑不亢,实事求是,对于一些实在不讲道理的外方人员或个别外方专家不能胜任工作的情况,项目管理人必须及时上报领导并提出相关处理意见,以便维护合同执行的严肃性,维护莱钢的尊严和利益。
只有做到了以上几点,涉外项目引进设备的安装、调试和热试才能顺利完成,才能真正发挥涉外项目的现场管理作用,以此带动整个工程项目早日结束,为企业实现经济利益作出贡献。