在投标报价阶段,项目经理应根据自身的经验和工程背景,向承包商提出一些合理化建议,例如:
(1)采取报价策略,如将工程中部分风险大、花钱多的分项工程或工作抛开,同时在报价单中特别注明:“由双方再度商讨决定”;或者考虑将此类花费大、风险大的分项工程按成本加酬金的方式结算。
(2)在法律和招标文件允许的条件下,在投标书中使用保留条件、附加或补充说明,这样可以给合同谈判和索赔留下伏笔。
3·2全过程参与合同签订
项目经理应参与合同签订,重视合同谈判,签订完善的施工合同,使合同能体现双方责、权、利关系的公平合理,使承、发包方双方合理分担风险,这是在实际工作中最有效的对策。项目经理应考虑合同实施过程中可能发生的各种情况,在合同中予以详细和具体的规定,防止意外风险。
通过合同谈判争取在合同条款中增加对承包人权益的保护性条款。使风险型条款合理化,力争修改或限定责、权、利不平衡条款及单方面约束条款,防止由承包商独立承担风险。在合同的签订和实施过程中,不要轻易相信口头承诺和保证,一字千金,而非一诺千金。
双方商讨的结果、做出的决定或对方的承诺,只有写入合同,或双方签署文字意见才算确定。合同的签订需要斟字酌句,只有把每项活动存在的风险降到最低,才能获得最大收益。
3·3合理配置项目经理部
对风险大的工程,项目经理可以要求承包商派遣最得力的技术人员、合同管理人员等,组成精干的项目管理小组。项目部是工程一线,能直接了解合同的履行情况、变更情况,也是合同信息最全面的来源地。在项目部设立合同管理机构,记录下合同执行情况,及时地将合同履约情况反馈到合同高层管理中心。
项目部内设置专职的合同工程师。其主要工作职责为:事先熟悉和分析合同,掌握合同履行的风险重点,以便履行时重点进行管理;发现合同履行中的漏洞、失误,及时提出警告并向主管人员反馈;制作合同履行中产生的信函、会谈纪要、指令等书面资料;
及时地向各层次的管理人员提供合同实施情况的报告,并对合同的实施提出意见、建议;在合同履行过程中,做好与承包人、设计方,材料供应方的协调与沟通,保证合同的顺利履行;积极配合监理工程师的工作,督催监理工程师充分履行监理义务。
重视教育与培训,通过教育与培训,员工能够获取《合同法》的相关知识,了解合同订立和履行中的相关法律法规以及相关管理方面的知识等,从而为组织防范合同风险打下了坚实的基础。
3·4 向第三方转移风险
(1)进行工程保险和担保,这是西方发达国家工程风险管理对策中采用最多的两种措施。购买工程保险后,当出现保险范围内的风险,造成财务损失时,承包人可以向保险公司索赔,以获得一定数额的赔偿。
工程担保是指担保人(一般为银行、担保公司、保险公司、其他金融机构、商业团体或个人)应工程合同一方的要求向另一方做出的书面担保承诺。
(2)将分险大的分项工程分包出去,向分包商转移风险。选择具有相应资质和工程背景的分包商可以有效化解潜在风险,提高经济效益。
(3)与其他承包商组建联营体,共同承担风险。一般而言,专业公司具有各种情况下的施工经验,与其合作,可扬长避短。
4 结语
本文针对一些中小型工程项目,介绍了项目经理在合同风险管理中碰到的问题和解决方法:对于较小的工程,可设合同管理员,他在项目经理领导下进行施工现场的合同管理工作;对于中大型的工程,在企业层面设置合同管理高层管理中心,在项目部设置相应的合同管理机构,项目经理应领导合同管理机构配合上级部门的工作。此外,对一些特大型的、合同关系复杂、风险大的、争执多的项目,在国际工程中,承包商聘请合同管理专家或将整个工程的管理工作委托给咨询公司或管理公司,项目经理的风险承担则会有所减轻。