产生的大量资料数据如果不经过系统化的档案管理，就很可能会丢失。基于经验数据去作出决策而不是凭感觉这一点很重要。因此，就需要收集项目实施数据并存档以记录当时项目是如何完成的。如果一个组织保留着许多项目的资料数据，该组织就可以开发一个有价值的数据库以反映这些项目的管理经验，对今后的项目决策起到指导作用。
7、软件使用管理
项目执行中会大量用到计算机。计算机有效地帮助了项目组制定进度计划、进行项目预算分析和资源分配。目前，已经开发出了一系列项目管理软件来帮助项目管理人员进行项目运作。其中，高级软件包可应用于复杂的项目，比如，建造一个核电站或开发集团管理信息系统，而诸如Project，Porject Scheduler或ABT Project Workbench等软件包则非常适用于小型项目。
8、报告汇集和分发管理
项目小组经常要撰写很多报告，诸如项目月进度报告、试验程序与结果报告以及研究成果报告等等。尽管这些报告仍旧需要项目成员自己来起草，但项目办公室可以通过行使图书馆的职能来帮助他们整理、保管及分发这些报告。
9、项目工作手册管理
项目工作手册记录项目执行情况。例如，如果项目可交付产品设计作了修改，那么这一修改就会记录在项目工作手册中;如果项目执行程序改变了，项目手册也会随之更新以反映该变化。项目办公室可通过对项目工作手册的管理来大大减轻项目组的负担。