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如何提高项目会议质量?

2018/6/5 9:55:08 |  216次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

  在项目建设中,开会是最有效的沟通方法,能够明确职责,统一意见,解决项目中的诸多问题。但是项目经理一提开会就会让大家反感,没有人喜欢开会,但是开会却难以避免,因为可能大家对开会的厌倦,并不是针对开会本身,而是对开会的形式不太喜欢,因此,项目经理最好在组织会议时,能够采用一些行之有效的方法来提高会议质量。

  第一,对将要开的会议内容进行判断,想清楚会议要解决什么问题,是不是必须开会,这些问题有没有别的办法可以解决,如果有其他解决办法,那说明这种会议可开不可开,干脆就不开。

  第二,开会之前首先要制定好会议制度,明确会议的时间,参会人员的范围和会议流程,这样便于提高会议的效率。并一贯坚持会议的决策方法:广泛征求意见、少数人讨论、核心人员决策,不要把参会人员的范围扩大化。

  第三,明确会议的目的和期望结果,明确开会是要解决一些当前遇到的问题,还是要集体讨论一些想法,还是要化解矛盾和加强沟通。通过这次会议必须要得到问题的解决方案,还是某种想法,还是信息的同步。

  第四,会议开始之前就提前把本次会议的资料发到参会人员的手里,让他们尽快阅读知晓,并且要求他们提前思考自己需要发表的言论和建议,以便在开会的时候大家能够直截了当地进入主题,节约会议的时间。

  第五,对于会议的场地不必刻意布置,显得太拘谨不利于参会人员的身心放松,可以采用其他的开会形式,比如视频会议等,开会的目的是解决问题,会议的形式并不重要,达到目的即可。

  第六,项目经理作为会议主持人,势必要提高自己主持会议的技巧,能够对会议节奏进行有效的控制,最好能够使会议气氛轻松和谐,尽量避免争吵和一些尴尬场面发生。

  第七,会上要找专人做好会议纪要,会议结束之前要对本次会议进行总结,并提炼会议结论,将接下来的工作必须完成的时间、主要责任人、需要达到的效果、什么样的交付物,写得清清楚楚明明白白,让所有参会人员在会议纪要后面签字确认。

  第八,会议结束后要做好后勤保障工作,选择合适的时间和合适的地点提供餐饮娱乐活动。工作要有张有弛,让会议既解决了工作问题,又联络了人与人之间,部门与部门之间感情。当然,如果能不惜成本,大方地邀请甲方人员来一起高兴,那就会达到更好的效果了。

  一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈,提供了一种集体解决项目问题机遇的方式。我认为,只要项目经理做的以上几点,就能让项目组成员不再抵触开会,就能把会议开得更有效果。


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