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项目经理如何学会找问题?

2018/6/22 11:46:44 |  77次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

  即使我们有最好的专家和软件,做好了最完备的计划,但项目在实施过程中不会像我们想象中的那样顺利进行,项目经理需要在项目的实施过程中不断的学习,并能够在出现问题的时候及时的进行应对。当然一个更好的方法是在项目中的重大问题发生之前,就能够及时找出这个问题,虽然持续监控项目状态是一种最好的方式,实际上项目经理和团队成员都不会做到这个程度。那可以尝试从下面5个地方去找找看,是不是有潜藏的问题存在。

  01 从项目进度计划中找

  首先要看的就是项目的进度计划,进度计划可能是一个详细的excel表格,也可能是一个已经录入数据的项目管理软件系统,这些都可以让项目经理快速了解项目进展情况,项目经理需要寻找这些任务的完成情况,除此之外,还要观察下面几点:

  任务之间的依赖关系

  任务的资源分配

  任务的主要完成日期和里程碑

  以上这些区域都是可能存在问题的地方

  02 从项目风险列表中

  项目的风险是等待发生的问题,因此,项目经理要全面了解风险记录是有道理的,这也是确保项目经理避免未来遇到麻烦的来源。

  项目的风险管理一般在项目开始的时候实施,随着项目生命周期的不断变化也需要不断的识别新的风险,项目经理需要在项目团队会议中去花时间对新的风险进行分析,避免影响未来的工作任务。

  03 从已经发生的问题中找

  项目中出现的问题是已经发生的事情或者说是已经引起的麻烦,从这方面来看,项目经理应该知道这些问题并管理它们,也值得花时间去深入研究这些问题,检查项目的管理计划是不是足以保证问题的解决。

  如果当前的问题没有被迅速的处理,那么问题的管理不善很容易会变成一个更大的问题。把项目中出现的问题应该放到项目的任务列表中,并提高它的优先级来专注于该问题。

  04 从项目的资源中找

  找到存在问题的最后一个地方就是项目的资源池,项目资源主要是人力资源部分可能会对项目造成各种麻烦,有些事故意的,有的是无意识的。

项目经理需要对可能对项目可交付成果产生负面影响的项目资源保持警惕,或者由于生病不能及时完成交付任务的人员也要关注,类似这些都会影响到项目团队和项目进度的问题,但是需要以不同的方式 处理。

更加常见的是,项目中的资源可能会被过度分配导致在可用时间内他们有太多的工作无法完成,又或者分配不足形成项目中的“窝工”现象,这些都可能是项目问题的潜在原因。项目经理需要定期检查项目中的资源状态情况,以便在这些资源问题变得更难管理之前,把问题先找出来进行处理掉。

05 从项目的要求中找

  项目的要求是潜在问题的另外一个来源,通常由于两个原因导致的:

  不明确的定义

  较差的质量

  当项目成员不知道要具体要交付什么的时候,就很难用紧迫感来推动项目,就算是你做了你应该做的事情,也很难看清楚这件事到底对项目目标的达成是否有帮助。

  项目经理要确保项目中对于问题的要有直接了当的答案,尽可能的避免模糊或歧义,当出现定义变化导致的范围变更时,要有合适的渠道或流程来完成变更。

  对于质量不同的人可能会有不同的理解,项目经理需要了解关键利益相关者如客户、项目管理层等相关人员的想法,以便他们能够提供满足项目中对于质量要求的建议。


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