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软件项目如何做好沟通管理?

2019/1/7 10:46:56 |  157次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

有很多专业人士认为,在项目管理中项目经理需要花费大量的时间去做沟通管理。这样的时间甚至占到了项目管理时间的60%以上。软件项目经理的一项最重要的任务就是促成团队中不同角色成员的直接对话,促成项目信息和资源的共享。这也是项目沟通管理最重要的任务之一。

想想这是一件多么可怕的事情,但我就开始会质疑沟通的流程和效率,并且开始担心沟通的产出物:需求文档、系统/产品原型的质量等种种问题。很多项目经理太注重自己的存在感和权威性,使得沟通管理成了瓶颈,所有的交流都需要通过这个瓶颈。

  没错,沟通是很重要。因为项目会不断地发展成一个相互交织的整体。沟通的需求信息与项目管理的资源信息在某种程度上会成为系统/产品实现所赖以生存的空气和水,只到项目全部的功能完成、最终项目目标的实现。项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、传播、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。要想提升项目管理的成功率,管理好项目沟通至关重要。只有良好的沟通,项目经理才能够获取到足够多的信息、第一时间发现项目问题和风险,进而采取一系列应对措施控制好项目的各个方面。

1、制定有条不紊的沟通计划。

“凡事预则立,不预则废”,与项目启动前要制定项目计划一样,项目沟通管理也需要预先制定沟通计划。首先要整理一份项目干系人联系清单,这个是为项目经理后续节约时间,顺畅实现项目沟通管理的小助手。然后,明确项目干系人信息交流和沟通的要求,包括与谁沟通、什么时间沟通、沟通内容以及沟通方式等等。因为在这些项目干系人当中,有关键用户、有部门高管、也有股东和投资人。和这些关键的人物沟通,你若心里或纸上都没有一个有条不紊的沟通计划,很难一次性将需要明确和确认的内容沟通清楚。

2、确保沟通信息、效果的同步和反馈。

项目的沟通管理,要注重沟通效果的反馈,确保信息接收者完全“消化”了信息。不论是项目需求明确也好、还是系统原型评审也罢。项目经理最终需要和关键用户、股东或者投资人讨论明确的内容,都需要及时梳理出来,并同步反馈传播到开发团队当中去,最终形成项目信息、知识的共享和管理,才能正真地促进项目管理的成功。

3、注重沟通效率、重要的事项和信息尽量用邮件。

项目执行是非常复杂的一项工程,为确保沟通顺畅,需要对沟通计划中的任务依据紧急和重要级别进行优先级排序,不同的优先级和重要程度,可以允许不同的沟通渠道,如口头、书面(邮件),电话、微信等。但书面沟通需要有规范化的内容和互动,那些关键的信息和经过多方讨论达成一致的观点或者方案(比如梳理明确的业务逻辑和规则),尽量使用书面邮件的方式进行“答复确认”,以免最终项目验收的时候,会有分歧和冲突。

4、借助有益的项目沟通管理工具。

项目经理都需要对项目的沟通进行全面而深入的管理,这样可以有效地提高沟通效率,提升项目管理效益。然而,这也仅仅是在沟通信息传递过程中进行管控。在项目信息的实时性和准确性上方面,借助沟通管理工具,可以实时记录及审计跟踪,尽早检查数据输入的错误,并实时地发出预警,最大程度地确保沟通信息在源头上的准确性和实时性,帮助项目减少误解,提高团队合作效率以及项目的成功率。

5、借鉴敏捷项目中的沟通策略。

项目沟通管理,是为了确保项目信息合理收集和传输,以及最终处理所需实施的一系列过程。由于敏捷方法的特殊性,项目过程中的沟通管理要做到合理“收”、“放”,在倡导自主沟通的同时,确保项目中沟通的计划性、目的性和沟

通成本以及过程的可控性。敏捷方法的提出,改变了传统项目管理方法着眼于计划、跟踪和控制的视角,提出了侧重于实效的快速实施、响应变化的管理价值观。在进度和交付物控制的基础上,敏捷方法成功的关键依赖于项目团队内外沟通和对有效沟通的促成;并且,敏捷方法推荐的沟通过程以频繁、小范围、有效率为原则。


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