一、沟通在IT项目中的重要性
所谓沟通,是指两个或两个以上的人或组织为达成共识所进行的信息分享。对于项目来说,要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。沟通对项目的影响往往是潜移默化的,所以,在成功的项目中人们往往感受不到沟通所起的重要作用,在失败项目的痛苦反思中,却最能看出沟通不畅的危害:由于缺乏沟通,两个小组同时对一个版本进行升级,结果两个版本合不在一起;由于缺乏沟通,项目组的行动和客户的需求发生偏差,造成大量的返工和浪费;由于缺乏沟通,冲突不断出现,造成客户和项目组矛盾重重,项目组内部凝聚力下降,甚至关键人物拂袖离去,沟通障碍往往会造成项目多次返工,事倍功半,严重时会酿成不可挽回的损失,导致项目失败。对于IT项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通。没有良好的信息沟通,对项目的发展和人际关系的改善,都会存在着制约作用。具体来说,沟通在项目中主要有以下几方面的作用。
(一)决策和计划的基础。项目组要想作出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础。通过项目内、外部环境之间的信息沟通,就可以获得众多的变化的信息,从而为决策提供依据。
(二)明确工作目标。在实际工作中有的时候项目经理不知道什么时候该给小组成员布置工作任务,有的时候项目经理明明知道自己对小组成员的期望值,但却没有及时告诉他们,直到发现他们的工作出现了问题。有的时候,由于项目经理没有说明工作要求,小组成员花费时间做了很多不必要的工作。无论是对于项目经理来说还是对于小组成员来说,这种交流不善的情况都让他们做了很多额外的工作,也难免让他们的心情感到沮丧。在IT项目中项目经理应该同小组成员进行及时有效的交流,让他们了解自己工作任务明确自己的职责及项目组对其的期望值,从而为每个成员树立一个明确的工作目标避免不必要的额外工作。
(三)激励员工。所有成功的项目领导者,无一例外都是最优秀的激励者。领导者通过沟通,可以在对员工的精神激励方面发挥重要作用: 1.通过描绘项目光明前景及其对员工个人的意义,进行目标激励; 2.通过不失时机地公开表扬员工的良好表现、感谢员工的贡献,进行荣誉激励; 3.通过热情主动地与员工交谈、关心员工的疾苦、宽容他们无伤大局的过失进行情感激励,等等。
(四)协调组织成员之间的关系,增强组织凝聚力。人是具有复杂的情感和思维的动物。任何组织,尤其是那些规模庞大、业务繁杂、人员众多的组织,其成员之间存在各种意见分歧和利害冲突在所难免。美国管理协会的一项调查发现,管理者平均要花20%的时间来处理各种冲突。领导者必须懂得采用劝说、告诫、安抚、诱导、启发等沟通语言和技巧,来化解矛盾或将冲突控制在良性范围内。领导者的重要职责之一,用通俗的话说,就是做好员工的思想工作。领导者通过与下属和员工进行沟通交流,不单可以帮助员工解决思想问题,化解或减少各种摩擦和不良冲突;还可以增进与下属和员工之间的相互了解、尊重和信任,减弱甚至消除被领导者对领导者自然形成的防御甚至抗拒心理,使员工产生安全感和归属感,从而增强组织的凝聚力。
(五)软件开发的柔性标准需要沟通来弥补。软件开发不像加工螺钉、螺母,有很具体的标准和检验方法。软件的标准柔性很大,往往在用户的心里,用户好用是软件成功的标准,而这个标准在软件开发前很难确切地、完整地表达出来。因此,开发过程项目组和用户的沟通互动是解决这一现实问题的唯一办法。
(六)学习与创新。在IT项目中技术问题是项目沟通的重要内容。对项目组来说,软件开发的过程既是知识共享的过程,也是技术创新的过程,