在“整理”文档上。所以在实践中，可以将文档的形成分成两个阶段，一是在过程中形成的记录，这些记录可以是手画的草图拍成照片，可以是简单的会议记录，也可以是工具软件本身生成的特殊格式的输出文件，比如数据库设计文档、项目计划文档，这些专业工具形成的特殊格式的文件，其实比转换成EXCEL或PDF文档要好用，而且能够真正在后续的执行中继续发挥作用。能反映实质内容的这些记录形式，其实也是文档!在项目进程告一段落后，再对这些原始的记录进行整理，去除冗余信息，形成更为规范、易读的制式文档。
在信息管理当中有一个基本原则，就是要在产生信息的地方收集信息才是最有效的。将文档的形成过程分成记录和整理两个阶段，用各种最方便的形式首先进行记录，这样也是可以作为文档满足实际需要和各种质量体系的要求，以后再经过整理形成可供后人查阅的文档，不必非要在紧张的开发项目过程中进行文档整理工作。
6、区分项目文档与产品文档
在文档管理中，还经常遇到项目文档和产品文档的问题。在软件研发项目中，一个项目任务的完成，经常需要多个软件系统(产品)的共同配合，从而会形成项目与产品之间多对多的矩阵式管理关系，既要满足项目管理的需要，又要满足各系统的产品管理的需要。一般的经验是，将针对单个系统的软件需求、设计、编码、测试的文档作为产品文档，作为相应的软件版本的配套文档，反映软件系统本身的变化过程，而将跨系统的业务需求、整体方案、联调测试、联合投产、项目管理等相关文档作为项目文档，作为与相应业务需求和项目的配套文档。这方面可以具体参考之前的短文《软件研发项目中业务需求与应用系统之间的矩阵化管理》。
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