样一个情形?
“化繁为简”的三段法
抛开各种成熟的理论体系和最佳实践,我们尝试从最朴素的项目管理目标出发,寻找最简单、最自然的项目管理方法。
按照最自然的时间顺序,我们可以把项目也划分为开头、结尾和中间三个段落。像写作文时要在不同段落突出各自的“中心思想”和“主要内容”一样,在项目管理过程中,处于不同阶段时也要专注不同的任务,采取不同的管理方法,实现不同阶段的目标,让项目管理变得和写作文一样——可预期、易控制。
那么,项目管理每个“段落”的主要内容和中心思想又是怎样的呢?
开头:确保你所做的恰是用户需要的
作文开头要有破有立,破的是论题,立的是论点。对应到软件项目管理上来,所谓“破”,应该是回答“这个项目是做什么?”,“立”则是“这个项目该怎么做”?
“开头”要开宗明义,项目管理也要在初始阶段明确项目的范围和计划。在论证项目的商业目标和可行性之后,组织为项目制定一名项目经理,然后由这个项目经理与项目干系人一起,明确并细化项目的范围和交付标准,解决“项目做什么”的问题。
接下来,项目经理要解决的是“项目该怎么做”的问题。根据相关各方的需求,项目经理要制定出一个合理的、能满足各方要求的项目计划,包括进度计划、人员参与计划、风险管理计划、配置管理计划、度量计划等一系列的项目管理计划。
项目总体计划将与项目范围合目标一起,作为项目实施的蓝图,指导后续的开发和管理过程。
结尾:交付用户满意的产品
作文结尾一般要再次点题,以便与开头首尾呼应。对应到软件项目管理上来,就是结项评审和经验总结这类的收尾工作。
一个成功的项目必须能交付一个令用户满意的软件产品,项目验收和评审的意义就在于此。
通过“提交--评审--改进--重新提交--通过”的评审和验收流程,项目组会同用户及相关干系人一起,用“开头”阶段确定下来的范围和目标,以及其它双方达成共识的标准和规范,对项目的完成情况进行验证,以确保交付的产品是相关各方都满意、能满足用户需求的软件产品。
“结尾”还要归纳总结,对项目过程中遇到的难题和成功经验进行总结,提炼出对组织有益的经验和教训,在取得单个项目成功的同时,也为组织积累有用的知识。
无论开头多么精彩,过程多么完美,如果交付的产品满足不了用户要求,就算不上是一个好结尾。
过程:让事情沿着预定的轨道前进
作文的中间段要详细展开,论述过程要有理有据。对应到软件项目管理上来,就是在项目的执行阶段,根据项目计划和目标范围,对项目各方面进行管理和控制。
“过程”阶段涵盖了丰富的任务和目标,跟写作文一样,会是个“大肚子”。写作文的时候不能把所有的论据堆成一团,项目管理也一样。在执行阶段的大段落里,也要有分成若干“自然段”的细分过程。比如,变更管理、风险管理、配置管理、度量管理等等。
度量是监控的有效手段之一。在项目计划确定后就应该及时展开,越到后面的阶段,纠偏的代价就越高。如果到了“结尾”阶段才去纠偏,对软件项目来说已经太晚了。可能在需求阶段只要花1个小时就能纠正的错误,在执行阶段要花10个小时,在收尾阶段甚至更多。
“标准决定行为”。为了保证得到正确的结果,在执行过程中就要用事前确认的项目范围和目标、项目约束条件来随时发现“跑偏”的情况,准确度量,及时监控,适当采取纠正措施。