(CPFF)合同:适合于研发项目;
③成本加奖励费(CPIF)合同:主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同;
④固定价格加奖励费用(FPI)合同:长期的高价值合同;
⑤固定总价(FFP)合同:买方易于控制总成本,风险最小;卖方风险最大而潜在利润可能最大,因而最常用。
在本文项目采购中,为了便于控制总成本,降低合同风险,采用了固定总价的合同。由于本项目为集成项目,成本较为明确,实施时间较短,因此宜采用固定成本合同。
3、采购计划编制
根据采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划,说明如何对采购过程进行管理。具体包括:合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等。
在本文项目采购中,笔者就是依据采购分析结果及所选合同类型,制定了采购计划。该计划包括以下主要内容:采购内容、采购流程、采购方式、采购时间进度计划、采购预算等。有了以上具体的采购计划和实施步骤,接下来就需要严格执行计划并将其转化为现实。
二、采购过程管理
1、询价
询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息,该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有:招标文件、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。
招标文件的询价方式是最为通用和可靠的,本文项目采购就是采用该询价方式。招标文件的编写是一项复杂而细致的基础工作。其编制质量的好坏直接关系到招标工作能否正常进行,甚至影响授标后能否顺利履行合同。
故招标文件的内容应当完整、详尽,用词准确严谨,避免招标双方对文件的理解和解释产生分歧,增加评标工作量,影响招标工作的顺利进行。招标文件通常由下列文件组成:
①技术文件:设备、部件及其附件的技术条件和要求;
②商务文件:包括询价函、报价须知及供货一揽表、合同基本条件及包装、运输等。
招标文件定稿前要反复推敲、审查、修改。对于关键件的选用,应在广泛了解市场及使用情况的基础上,在招标文件中予以明确设备配套关键件的规格型号及供货厂商。这样做有利于提高各投标文件的响应性,防止投标文件内容及标价差异过大,从而减少评标工作量。
本次项目采购的招标文件就是完全按照上述要求进行编写的,注明了每一台采购设备的具体配置和详细技术要求,并且对供应商的报价、供货、合同基本条件等作了详细说明。这项工作耗费了项目组采购阶段最多的时间和精力,但是这些工作都是非常值得的,它确保了合同采购设备能够满足项目实施的所有需求。
2、供方选择
这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种:
①合同谈判:双方澄清见解,达成协议。这种方式也叫“议标”;
②加权方法:把定性数据量化,将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。
综合评标价法是指以投标价为基础,将评定各要素按预定的方法换算成相应的价格,在原投标价上增加或扣减该值而形