跨部门合作，多换位思考

2011/3/30 15:03:42 | 5295次阅读 | 来源：【已有2条评论】发表评论

跨部门合作，多换位思考
项目管理不仅仅需要项目经理有过硬的硬技能，还需要项目经理有强的软技能。软技能其实就是解决事情的能力。
以下是我分享我在项目中的一次经历。
我是在一家制造企业工作，任职项目经理已有三年多，有一次我非常着急与供应商签订合同，于是我找到公司采购部门的小李，将项目始末以及紧急程度都说了。小李当时也是一口答应，小李是个办事利索的小伙子，我也就放心了这事。可是过了几天，我联系供应商的负责人王工，却发现合同没有签。这事给我急得。我赶忙去问小李，小李却说：“现在采购部的工作很多啊，忙不过来了，而且供应商的资质、品质和价格等方面都有很多流程要走的，这段时间领导出差了，有些审批无法进行。还需要大概8天左右。
一听这话我就急了，还要八天，那客户那边可就飙大了去了。之前也都和小李说明过这个项目的紧急程度，他也一口答应了，都这会儿，却告诉我说还有那么长时间，真是不问不知道，一问吓一跳呀。这些情况怎么也不早点告诉我。这样下去铁定是延期了。我当时是怒火中烧呀。但事情已经发生，时间上已经不能挽回了，我想着要怎么来解决这个事情。
我和小李说：小李，我这个项目特别着急，你看看有没撒办法争取下呀。
小李：陈工，准备材料、调查、审核，有很多流程要走的，都得需要时间呀，而且我们最近项目特别多，都扎堆了，特别的忙。
我：我非常理解你们呀。压力很大，但我这个项目真的是特别的急，你看下能不能优先下呀。
小李有些抱怨，嘀咕了下说：每个经理过来说的时候都是说项目很急，大家都插队，我们的工作不好办呀。
我：是是，我理解，那你这边主要是有哪些困难？看下我能不能帮得上，一起解决呀。
小李开始倒苦水，说：现在工作量大呀。你看我们的项目清单，前面十个都是超“急”项目。我们是天天加班都搞不赢呀，24小时都不够用了。二来吧，准备资料、供应商资质需要时间调查、审核，这段时间领导又出差了，有些资料没法审核。
我看了下那超“急”的项目，说：“我看了这些项目，真的特别的多，这样，我和其他项目经理商量下，看看哪些项目不是很急，先放放，先把我的先优先了，你看行不行？
小李：只要你们商定好，我这边可以这么处理。
我：行。我一会给他们打电话。那供应商这边我能做些什么呢？我和你们一起加班，我们一起干。人多力量大嘛。
小李：哪敢呀。
我：说真的小李，这个客户是我们的一个新客户，如果这次合作好的话，后边的单子是源源不断的，所以我是无论如何都希望这个项目要正常进行.....
小李：我明白，这样吧。我把供应商的资料这两天准备好，照程序需要给质检部门的同事评估。我把之前准备的资料整理好后发给我的部门经理和质检部的同事，大家反馈个意见给我，再看吧。
我：不错的主意。对了，小李，质检部的老包他们几个人明天刚好出差回来，要不这样咱们几个人就明天一起先讨论下。
小李：这也可以，那就麻烦你这边组织下了。还有我们经理也需要审核的。他老人家最近出差在外，发N封邮件都没见人回了。
我：没问题。你们经理那边我回去给他发个邮件把明天的会议情况，然后打电话和他说下。小李：行吧。
我：嗯嗯。肯定没问题的，那小李，就麻烦帮帮忙把明天会议需要准备的资料准备下，我晚上发给你们经理说下这事呀。
小李：哦。那好吧。
第二天会议很顺利，这件事情也在推动下很快解决了。
其实，按照以前的脾气，遇到这样的情况我当即就会和小李拍桌子了。现在回想幸好当时没有那么做。
事后我总结：
当问题发生的时候我们需要遏制内心的愤怒，好好整理思绪，最终的目的是解决问题而不是追究是谁的责任。
我很庆幸的是争取到了小李对这个事情的全力配合。做项目经理的都知道跨部门的沟通和协调是很难很难的。或许太多的时候部门之间都只站住自己的角度要求别人配合你吧。应当要换位思考，从别人的角度出发，理解他人难处，帮他解决难题，才能赢得他人的配合和支持。同时也需要向合作的部门坦诚自己的难处，希望对方的了解和帮助，相互体谅就能很好的促进双方的合作。
跨部门合作时，为避免：“事情怎么会这样，为什么不早说?”这样的抱怨，就要坚持地跟进，不要嫌麻烦或者怕不好意思，不能发一封邮件或者打一通电话就OK了，不管了。应随时保持联系，主动了解工作的进展情况、沟通。
多听听别人的意见，多赞美，不要轻易否定别人的看法。