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如何加强部门之间的沟通与协作

2008/8/22 13:20:29 |  64034次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

出来。可以考虑采取报纸、看板、茶话会、内部联谊会、培训会等多种方式,通过不断变换讨论主题和环境,增进沟通,使部门之间能够增进了解,也使得各种问题能否充分暴露出来。

  2:关于问题的解决。

  对于各部门提出的问题,要提出相应的解决方案。我们这一点现在做的比较好。但有些系统性的问题,不是靠解决一个或两个问题能够达到管理目标的,必须通盘考虑,避免做无用功,或是解决了一个问题引发另一个问题。要对未来可能出现的问题作充分的预测。

  3:关于统计方法和统计数据。

  现有各部门存在的一些报表,有的已经过时,且报表之间是否存在关联性,是否存在无用功还值得进一步审核。数据统计过程中经常出现的问题有:

  A:格式不严谨。

  有些重要报表仅有相关信息,没有人员审核、签批,上面的数据很容易根据需要被主观臆造。

  B:统计信息不全或是信息过量。

  统计信息不全面往往不能满足管理者的实际要求。而需要数据的时候再重新收集,不但容易重复工作,重复统计,而且往往不够细致。

  C:重复统计。

  很多数据用不同的方式,由不同的人进行统计,目的之一是为了便于相互审核和监督,但有的工作完全是可以合在一起的。举例:以前市场部的出库有多人在开,而且总部和长清之间长距离传递容易丢失,经过改进,与网络速达配合,可以使2人不需再做开出库的工作。这仅仅是一个小例子而已。因此,有的单据可以采用一式多联的方式,避免多人重复性劳动,对于经常性传递的数据,尽量采用网络化传输,只要安全因素考虑周全,这种作业方法比传统方法快捷便利的多。

  D:统计数据不够细。

  很多时候,为了便于寻找规律,制定科学的管理方法,要求数据统计细化,但这项工作目前有的部门做的不够。  

  E:有数据统计,但没有真正利用。

  有的部门统计工作做的很到位,但仅仅是一种记录而已,没有进行科学的分析和利用。就像学生读书一样,如果是为了考试而去死记硬背,而不是真正变为自己的东西,消化吸收,是没有用处的。

  F:统计方法不够科学。

  这一问题如果不解决,不但造成人力物力浪费巨大,而且没有任何指导意义,甚至有时会掩盖很多问题。

  因此,每个岗位都必须对数据统计问题引起足够重视,并且要有专业人员进行审核其科学性。统计的最终目的是为生产经营管理提供基础性资料,是体现企业管理水平的重要窗口。

  4:及时完善岗位职责和管理制度。

  制定岗位职责和管理制度的目的是规范工作流程,提高工作效率。发生人员变动时,能够通过规范的流程避免带来不必要的损失,使日常工作能够有条不紊的运行。而现有的岗位职责和管理制度中,有的已经不适应现行要求,或是规定本身超出了可执行的范围,这种过时的或不可执行的规定犹如形同虚设。作为管理者来说,最重要的日常工作之一应该是经常审视身边的各类文件,找出其中的不足,发扬民主集中的原则,及时进行完善。使得内部流程更加科学规范。无论是生产还是管理,如果作为中间最重要的环节都没有做好,上层的装饰即时华丽无比,想必也无法经得起时间的考验。一个企业的文化建设,必须是建立在科学规范的管理基础之上的,否则只能是空谈。

  以ISO9001:2000为例,很多时候为了通过审核而临时造文件。虽然有时不可避免,但针对某些部门和岗位来说,这种做法是不可取的。因为ISO9001本来就是审查公司是否有着科学严谨的管理体系,通过造文件的方法虽然能过得了一时,但对管理水平的提高来说是不利的。其实,对于需要改进的地方,不少人也有去改的想法,之所以没有去做,主观原因比较多,比如担心一个程序或文件的

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